Cum se utilizează Analizorul de Tabel în Access 2016 - dummies

Nu sună acest sunet minunat? Analizorul de tabelă de acces promite să ia o tabelă cu fișiere plate (cum ar fi o foaie de calcul importată) - cu toate datele repetitive - și să o convertească într-un set eficient de tabele relaționale. Dar, așa cum se spune, promisiunile făcute sunt făcute promisiuni. Cu excepția cazului în care fișierul tău plat urmează niște reguli stricte, analizorul de tabel nu o va face corect.

O bază de date este una în care toate datele se află într-un singur fișier. Access este o bază de date relațională care permite stocarea datelor în mai multe tabele pentru o mai mare eficiență.

Uneori obțineți un set perfect de tabele relaționale și uneori Analizorul de tabele nu sugerează un nou tabel atunci când ar trebui sau sugerează un tabel nou atunci când nu ar trebui. Încearcă să vezi ce se întâmplă. Cel mai bun caz, funcționează bine și tocmai v-ați salvat o perioadă de timp. Cel mai rău caz, nu funcționează bine și ai pierdut câteva minute din timpul tău. De cele mai multe ori, veți obține ceva de valoare care ar putea avea nevoie de tweaking. Cel puțin ați salvat o încărcătură parțială de timp!

Analizorul funcționează cel mai bine cu o tabelă cu fișiere plane care conține o mulțime de informații duplicate. De exemplu, imaginați-vă un tabel plat pentru o librărie. Fiecare înregistrare din tabel conține date despre clienți și cărți. Dacă același client cumpără șase cărți, tabelul conține șase înregistrări separate cu numele, adresa și alte informații ale clientului, duplicate în fiecare dintre acestea. Înmulțiți asta cu 1 000 de clienți și aveți tocmai acel fel de mizerie de fișier plat pe care Analizatorul iubește să o rezolve.

Având în vedere acest gând, iată cum să invocați Expertul de analiză a tabelului:

1. Deschideți baza de date și selectați tabelul pe care doriți să îl evaluați din panoul de navigare.

2. Faceți clic pe fila Database Tools (Instrumente bază de date).

   Grupul de analiză al butoanelor apare pe panglică.

   

   Grupul de analiză pe panglică.

3. Faceți clic pe butonul Analizați tabelul din grupul Analizați.

   Apare caseta de dialog Wizard Analyzer Wizard.

   

   Aici vine analizorul de masă.

4. Citiți primele două ecrane dacă doriți (sunt strict educative); faceți clic pe Următorul după fiecare.

   Apare un alt ecran Wizard Analyzer.

   

   Selectați un tabel pentru analiză.

5. Numele tabelului pe care l-ați selectat în panoul de navigare trebuie selectat în lista Tables. Dacă nu, faceți clic pe numele tabelului pe care doriți să îl convertiți.

6. Faceți clic pe Următorul.

   În caseta de dialog care apare, expertul vă întreabă dacă doriți să lăsați vrăjitorul să-și facă chestia (expertul va decide modul în care tabela de fișiere plane ar trebui aranjată în mai multe tabele) sau dacă doriți să decideți câmpurile du-te la ce mese.

7. Faceți clic pe opțiunea Da (dacă nu este deja selectată) pentru a da puterea completă a asistentului pentru a determina soarta tabelului dvs., apoi faceți clic pe Următorul.

   Dacă expertul vă recomandă să nu vă împărțiți tabelul, faceți clic pe butonul Anulare și plasați-vă pe spate pentru o activitate bine făcută. Acest mesaj înseamnă că vrăjitorul crede că tabelul tău este bine așa cum este.

   Dacă vrăjitorul vă împarte masa, acesta vă va analiza tabelul și vă va arăta rezultatele.

   

   Analizorul tabelului ia decizia.

8. Asigurați-vă că informațiile din tabelul cu fișiere plane sunt grupate corect în tabele noi:

   • Dacă informațiile sunt grupate corect, denumiți tabelele făcând dublu clic pe bara de titlu a fiecărui tabel și tastând un nou nume în caseta de dialog rezultată.

   • Dacă informațiile nu sunt grupate corect, utilizați mouse-ul pentru a glisa și a lăsa câmpurile de la tabel la tabel - și apoi faceți dublu clic pe bara de titlu a fiecărei mese pentru a redenumi tabelele.

   • Dacă doriți să creați un nou tabel, trageți un câmp într-un spațiu deschis între sau în jurul tabelelor existente. Expertul va crea o nouă fereastră de tabel care conține câmpul. Faceți dublu clic pe bara de titlu a mesei noi pentru a redenumi masa.

9. Când ați terminat aranjarea și numirea meselor, faceți clic pe Următorul.

   Asistentul selectează automat un câmp cheie pentru fiecare tabel pe care crede că are nevoie de un câmp cheie. Dacă expertul selectează un câmp incorect ca câmp cheie, puteți corecta eroarea.

10. Dacă expertul nu desemnează corect un câmp cheie, puteți

    • desemna un câmp existent ca câmp cheie selectând câmpul și făcând clic pe butonul Set unic identificator (arată o cheie).

    • Schimbați o denumire a câmpului-cheie selectând câmpul corespunzător de taste și apoi făcând clic pe butonul Set Unic Identifier (identifică unic identificator) (arată ca o cheie).

    • Adăugați un câmp cheie făcând clic pe butonul Adăugați o cheie generată (conține un semn plus și o cheie).

11. Faceți clic pe Următorul pentru ultimul pas al procesului.

    Expertul oferă posibilitatea de a crea o interogare care arată și se comportă ca tabela originală. Dacă aveți rapoarte și formulare care funcționează cu fișierul plat, acestea vor funcționa cu noua interogare.

    În acest moment al procesului, este posibil să nu vedeți ultimul ecran al expertului așa cum este descris în pasul 12; expertul vă poate spune că unele dintre datele dvs. ar putea fi incorecte și că ar trebui să le corectați. De exemplu, dacă aveți un câmp Tara în tabelul dvs. și există două intrări, cum ar fi SUA și UAS, expertul vă va cere - sau sugera - o corectare a erorii. Cu siguranță trebuie să corectați acest tip de eroare.

    Din păcate, expertul nu este adesea foarte bun la identificarea unor astfel de erori. (S-ar putea să sugeți să schimbați, de exemplu, Belgia în Brazilia). Luați o privire rapidă asupra datelor pentru erorile reale și continuați - deoarece corecțiile sugerate sunt adesea incorecte!

12. Alegeți Da pentru ca expertul să creeze interogarea sau Nu pentru a sări peste crearea de interogări.

    Alegerea da creează o interogare care rulează împotriva tabelelor noi. Interogarea arată și se comportă ca și tabela originală.Tabelul original este redenumit cu un _OLD udat pe capăt, iar toate rapoartele și formularele utilizează automat interogarea (mai degrabă decât tabela originală). Alegerea No generează tabele noi, însă lasă tabelul original cu numele original.

13. Faceți clic pe Terminare pentru a părăsi asistentul.

    Expertul finalizează procesul de divizare a tabelului cu fișiere plane într-un set de tabele relaționale.

Este puțin probabil ca analizorul de tabel să împartă corect o bază de date cu fișiere plane corect într-o bază de date relațională proiectată corect - mai ales dacă fișierul plat este complicat. Ești mult mai bine să aduci baza de date unui om calificat și să-l lași să-l reproiectați în mod corespunzător ca o bază de date relațională - sau să-ți imaginezi cum să faci asta singur!