<[SET:categoryro]

Deoarece informațiile sunt private, prima dvs. preocupare în administrarea unui sistem contabil QuickBooks 2012 este păstrarea datelor confidențiale. Aveți două metode complementare pentru păstrarea confidențialității datelor dvs. QuickBooks. Prima metodă de păstrare a confidențialității se bazează pe caracteristicile de securitate construite în Microsoft Windows. Cealaltă metodă se bazează pe funcțiile de securitate QuickBooks.

Utilizarea securității Windows

Puteți utiliza securitatea oferită de Microsoft Windows 7, Windows Vista sau Windows XP pentru a restricționa accesul la un anumit utilizator - un fișier de program sau un fișier de date. Aceasta înseamnă că puteți utiliza securitate la nivel de Windows pentru a spune cine poate și nu poate folosi programul QuickBooks sau accesa fișierul de date QuickBooks.

Dacă utilizați deja securitate la nivel de Windows, dvs. (sau cineva din biroul dvs.) știți cum să utilizați acest instrument pentru a împiedica accesul neautorizat la (sau utilizarea) fișierelor de programe și a fișierelor de date. Pentru a utiliza securitatea la nivel de Windows pentru QuickBooks, puteți pur și simplu aplica cunoștințele generale existente în fișierul programului QuickBooks sau în fișierul de date QuickBooks.

Dacă nu utilizați deja securitate la nivel de Windows, nu trebuie să mergeți la probleme de învățare a sistemului de securitate complicat al Windows. Puteți utiliza o securitate mai simplă QuickBooks.

Utilizarea securității QuickBooks

Puteți proteja confidențialitatea datelor QuickBooks prin atribuirea unei parole unui fișier de date al companiei QuickBooks. Puteți face acest lucru în timpul procesului de configurare QuickBooks. De asemenea, puteți configura o parolă prin alegerea comenzii Companie → Setare utilizatori și parole → Comandarea parolei. Când alegeți această comandă, QuickBooks afișează caseta de dialog Change QuickBooks Password.

Pentru a configura o parolă, pur și simplu introduceți aceeași parolă atât în ​​caseta de text New Password (Parolă nouă), cât și în caseta de text Confirm New Password (Confirmare parolă nouă). Rețineți că parola dvs. este asociată cu numele de utilizator Admin (care este numele administratorului). Dacă nu ați configurat încă o parolă, nu aveți o parolă veche, deci nu veți vedea o casetă de text Parolă veche. De asemenea, trebuie să oferiți o întrebare și un răspuns provocat.

Evident, doriți să setați parola astfel încât nimeni (nici măcar un calculator) să nu-l poată ghici. Aceasta înseamnă că parola dvs. nu ar trebui să fie un cuvânt într-un dicționar. Parola dvs., de asemenea, nu ar trebui să fie un număr. Și parola dvs. în special nu ar trebui să fie un cuvânt, o expresie sau un nume pe care un coleg de muncă îl poate da cu ușurință.

Cele mai bune parole (din punct de vedere al securității) sunt combinații de litere și numere fără sens, cum ar fi f34t5s sau s3df43x2.

După ce ați setat parola, trebuie să o modificați periodic. Pentru a vă schimba parola, alegeți, de asemenea, comanda Companie-> Configurare Utilizatori și parole-> Modificare parolă. QuickBooks afișează din nou caseta de dialog Change QuickBooks Password. De această dată, trebuie să introduceți parola veche în caseta de text Schimbare parolă. Apoi, trebuie să introduceți noua parolă atât în ​​caseta text New Password (Parolă nouă), cât și în caseta text Confirm New Password (Confirmare parolă nouă).

QuickBooks necesită un nume de utilizator și o parolă înainte de a deschide fișierul de date al companiei. De exemplu, dacă atribuiți o parolă fișierului de date al companiei, ori de câte ori începeți QuickBooks, acesta afișează caseta de dialog QuickBooks Login, unde introduceți numele de utilizator și parola și apoi faceți clic pe OK. QuickBooks deschide apoi fișierul de date. Dacă nu puteți furniza parola, QuickBooks nu deschide fișierul de date.