Programarea unei întâlniri cu Lotus Notes 6 - dummies

Pentru a crea o nouă întâlnire, deschideți mai întâi Calendarul și apoi faceți clic pe butonul Planificați o întâlnire din bara de acțiune. Apare un formular necompletat. În figura 1, puteți vedea un exemplu de formular de întâlnire.

Figura 1: Crearea unei noi întâlniri.

Majoritatea câmpurilor dintr-un formular de întâlnire sunt identice cu cele din formularul de întâlnire. Trebuie să completați elementele de bază, cum ar fi un subiect, când, durata și locația. Apoi, veți continua să vă gândiți pe cine să invitați.

Invitarea invitaților

În cel mai simplu caz, pur și simplu introduceți numele persoanelor pe care doriți să le veniți la întâlnire. Trebuie doar să completați câmpurile secțiunii Invitați (partea din stânga jos), precum și secțiunile de dată, oră și locație ale noului formular de întâlnire. După cum puteți vedea în Figura 1, puteți invita trei tipuri de persoane: Necesar, Opțional și FYI.

• Obligatoriu: Oricine al cărui nume l-ați înscris în acest câmp este considerat de către Note ca fiind un participant obligatoriu al întâlnirii dvs. Acest lucru este deosebit de important atunci când cereți celor de la Note să găsească cele mai bune momente pentru o întâlnire utilizând Planificatorul.

• Opțional: În ceea ce privește notele, acești oameni sunt la fel ca oamenii necesari. Note vă consultă programele dacă le cereți Notelor să găsească cele mai bune momente pentru întâlnirea dvs. Dacă o persoană este listată ca invitată opțional într-o invitație la întâlnire, participarea sa nu este neapărat obligatorie.
• FYI: Utilizați acest câmp dacă vreți să trimiteți o notă - diferită de o invitație - unei persoane. Să presupunem că trebuie să programați o întâlnire cu membrii echipei. Puteți introduce numele fiecărui membru al echipei în câmpul Obligatoriu, dar puneți numele șefului dvs. în câmpul FYI. În felul acesta, colegii dvs. primesc câte o invitație la întâlnire, dar managerul dvs. primește doar o notă de întâlnire. În felul acesta, șeful tău știe că ai întâlnirea și că ai trimis invitațiile, dar și că nu se așteaptă să participe.

Persoanele din câmpurile Obligatoriu și Opțional nu vor vedea numele oricui pe care l-ați afișat în câmpul FYI al unei invitații la întâlnire.

Faceți clic pe butoanele care arată ca o mică agendă telefonică în dreapta câmpurilor Necesare, Opțional și FYI pentru a selecta nume din Directorul public.

Cea mai simplă modalitate de a crea o nouă invitație la conferință este următoarea:

1. În câmpul Subiect, introduceți un subiect.

2. În câmpurile Când, alegeți data și ora de începere și de încheiere pentru întâlnire.

3. În câmpurile Unde, setați locația.

4. În câmpurile Invitați, introduceți numele persoanelor pe care doriți să le invitați.

5. Faceți clic pe butonul Salvați și trimiteți invitații din bara de acțiune.

Toți invitații dvs. primesc un mesaj în căsuța de mesaje primite, cerându-i să vină la întâlnirea dvs.

Singura problemă cu această abordare - cu toate că este cu siguranță directă - este că de obicei începe un volley de mesaje e-mail înainte și înapoi între dvs. și invitații dvs. Știi, "Nu pot să o fac la 9:30, dar ce zici de 10? " varietate. În funcție de numărul de persoane pe care le invitați la o anumită întâlnire, puteți petrece destul de puțin timp după trimiterea invitației, încercând să le coordoneze, deoarece toți se vor întoarce la dvs. cu aceste "Da, I can" sau "Nu, Nu pot "răspunsuri.

Poți să faci cu ușurință această dilemă. Mai degrabă decât să utilizați procesul simplu menționat mai sus, solicitați Planificatorului de note să revizuiască mai întâi fiecare Calendar al invitaților pentru a găsi un moment obișnuit atunci când toată lumea este disponibilă. Înarmați cu aceste informații, puteți stabili un timp de întâlnire potrivit pentru (sperăm) tuturor. Invitația dvs. ajunge în intrările primite ale oaspeților dvs., care au fost deja încărcate cu o dată și o oră pe care le cunoașteți (heh, heh) atunci când sunt gratuite. Oricare dintre oaspeții dvs. poate totuși să refuze, desigur, dar reduceți șansa ca acest lucru să se întâmple destul de dramatic pentru că evitați cele mai multe conflicte de timp în față.

Folosirea planificatorului

Pentru a avea notele sugerând un timp optim pentru o întâlnire bazată pe momentul în care sunt disponibili participanții la întâlnirea obligatorie și opțională, țineți apăsat butonul Save and Send Invitations încă. Mai degrabă, completați formularul de întâlnire ca de obicei și apoi faceți clic pe butonul Faceți clic pentru a vedea invitatul, camera și disponibilitatea resurselor, pe care îl puteți găsi în secțiunea Planificator (partea de jos) a formularului de întâlnire. (Consultați Figura 1.)

Figura 2 prezintă un exemplu de invitație de întâlnire cu programul de programare deschis.

Figura 2: Utilizați Planificatorul pentru a afla când oaspeții dvs. sunt la dispoziție pentru întâlniri.

Când utilizați Planificatorul pentru a avea note pentru a găsi orele de întâlnire pentru dvs., aveți două moduri de a arăta: în cele mai bune momente sau după detaliile programului. Mai întâi, selectați butonul de selecție Rezumat (în secțiunea Afișați rubrica, partea stângă) pentru a asigura vizualizarea respectivă. Această viziune este probabil cea mai ușoară de utilizat, deoarece puteți vedea dintr-o privire un set de sugestii de timp prin care puteți să vă atrageți toate persoanele pe care le invitați.

Pentru a utiliza una dintre momentele sugerate de Notes, trebuie doar să selectați un moment convenabil pentru toată lumea din lista derulantă Sugestii pentru o zi selectată și apoi să faceți clic pe butonul Utilizați ora selectată de sub ea. Notele vor ajusta atunci orele invitației dvs. de întâlnire. Puteți vedea câmpurile din secțiunea Când în partea de sus a formularului de întâlnire se modifică în mod corespunzător când faceți clic pe o intrare din această listă.

De asemenea, puteți să faceți clic pe oricare dintre datele din calendarul de luni mici (din partea de jos a dreptului a formularului) pentru a examina o altă zi și pentru a vedea când amicii dvs. sunt disponibili în acea zi.

Consultați mica săgeată de lângă titlul "Sugestii pentru zilele pentru ziua selectată". Faceți clic pe această săgeată pentru a afișa mai multe opțiuni de disponibilitate a programului.Din lista derulantă care apare, puteți alege să căutați timp liber compatibil pe o anumită zi, săptămână sau lună. Acest lucru este util în special dacă persoanele pe care le invitați nu au disponibilitate la data originală pe care ați ales-o.

Dacă întâmpinați dificultăți în găsirea unui timp care să funcționeze pentru toate invitanții dvs., faceți clic pe opțiunea Verificați dacă toate sunt necesare și apoi utilizați lista derulantă următoare pentru a alege un timp pentru un grup mai mic de oameni. Acest lucru este util atunci când încercați să programați o întâlnire cu un număr mai mare - mai mult de 20 de persoane.

O altă modalitate mai vizibilă de a găsi momente când invitații sunt disponibili este să le vizualizați după detaliile programului. Selectați butonul de selecție Detalii (sub titlul Afișare) pentru a vedea o tabelă care arată orele în care fiecare dintre oaspeții dvs. este disponibil. Puteți vedea o astfel de vizualizare în Figura 3. Un avantaj al acestei tabele de planificare este că puteți vedea, pe persoană, disponibilitatea timpului liber pe parcursul a două săptămâni.

Figura 3: Vizualizați detaliile individuale ale programului pentru a găsi timp liber.

Trageți bara verticală mare, transparentă, până când găsiți un moment în care toată lumea este disponibilă. (Se transformă în verde când se întâmplă acest lucru.) Blocurile albe din tabel reprezintă orele care sunt deschise și disponibile, iar blocurile colorate reprezintă momentele în care participantul respectiv este ocupat altfel. Dacă nu sunt disponibili toți invitații, bara verticală devine roșie pentru a vă anunța că toată posesia dvs. nu poate participa. (O cheie din partea de jos a ecranului vă aduce aminte de starea pe care o indică fiecare culoare.)

Indiferent de metoda pe care o alegeți pentru a găsi un moment când vă puteți întâlni cu toții, trebuie să faceți clic pe butonul Salvați și Trimiteți invitații bar când ați terminat.