Secretele Access Database 2010 - dummies

Partea din Access 2010 All-In-One pentru Dummies Cheat Sheet

Iată cele Cinci Porunci ale designului bazei de date, indiferent dacă folosiți Access 2010 sau un alt program de baze de date. O bază de date bine concepută vă ușurează menținerea datelor.

• Stocați informațiile în care aparțin, nu în locul în care apar. Unde stocați informațiile nu are nimic de-a face cu unde apare. Într-o foaie de calcul, tastați informațiile unde doriți să apară când imprimați foaia de calcul, dar bazele de date funcționează diferit. Într-o bază de date, stocați informații în tabele pe baza structurii informațiilor. O bucată de informații poate apărea în mai multe rapoarte diferite, dar le stocați într-un singur câmp într-un singur tabel.

• Stocați informațiile așa cum există, nu așa cum doriți să apară într-un anumit raport. Acesta este un corolar al primei reguli. Dacă doriți ca titlurile de cărți să apară în toate literele majuscule (capitale) din comenzile dvs. de achiziție, accesul poate valorifica titlurile pentru dvs. Păstrați titlurile cărților cu majuscule corecte, astfel încât să nu fiți blocați cu aceștia în toate casetele din fiecare raport. Accesul are o mulțime de funcții încorporate care pot ajusta modul în care textul, numerele și datele sunt formatate.

• Gunoiul de gunoi (GIGO). Dacă nu vă deranjează să creați un design bun, sensibil pentru baza dvs. de date - și dacă nu aveți grijă să introduceți datele corecte și curate - baza dvs. de date va ajunge în plină gunoaie.

  O bază de date bine concepută este mai ușor de întreținut decât una proiectată prost, deoarece fiecare informație este stocată o singură dată, într-un câmp clar numit într-un tabel clar numit, cu regulile de validare corespunzătoare. Da, sună ca o mulțime de muncă, dar curățarea unei baze de date cu 10 000 de înregistrări incorecte este (iertați subestimarea) și mai multă muncă.

• Separați datele de la programele dvs. Dacă creați o bază de date care trebuie partajată cu (sau distribuită) altor persoane, stocați toate tabelele într-o singură bază de date ( back end ) capătul frontal ) . Apoi puteți conecta aceste două baze de date împreună pentru a face ca totul să funcționeze. Separarea tabelelor de orice altceva simplifică întreaga rigmarolă a actualizării interogărilor, formularelor, rapoartelor sau a altor chestii mai târziu, fără a perturba datele din tabele.

• Faceți copii de rezervă devreme și adesea. Bine, acest sfat nu are legătură cu designul, dar este prea important să omiteți: Faceți o copie de siguranță a bazei de date în fiecare zi. Cu noroc, biroul dvs. are deja un sistem de backup periodic (probabil pe timp de noapte) care include baza de date.Dacă nu, faceți o copie de siguranță a bazei de date la intervale regulate și cu siguranță înainte de a efectua modificări majore. Păstrați mai multe copii de siguranță, nu doar cele mai recente, în cazul în care durează un timp pentru a descoperi o problemă.