Colaborare socială și e-mail - dummies

O rețea reușită de colaborare socială ar trebui să înlocuiască o parte din comunicarea și colaborarea care are loc prin e-mail, în special sub forma unor liste de e-mail utilizate pentru a gestiona discuțiile în desfășurare și a răspunde - toate firele de e-mail. Condițiile de e-mail sunt atât de înrădăcinate încât schimbarea se întâmplă adesea încet, dar aici sunt lucruri de încercat:

• Combateți mai întâi listele de discuții. E-mail-ul nu a fost niciodată conceput ca un mediu pentru discuții lungi cu mulți participanți și text citat din mesajele celorlalți. Persoanele care participă la listele de discuții ar trebui să aprecieze valoarea discuțiilor legate de o rețea de colaborare socială care sunt mai ușor de urmărit și mai accesibile la linkuri și conținut multimedia. Când faceți o schimbare individuală a unei liste de discuții pentru un grup social, furnizați colaboratorilor și alte instrumente pentru partajarea documentelor și alte modalități productive de colaborare.

• Încurajați colaborarea socială pentru conversațiile în echipă. Orice mesaj e-mail cu mai mulți destinatari ar putea fi un bun candidat pentru o postare pe o rețea de colaborare socială. Răspunsurile la toate e-mailurile prea adesea devin deranjate și confuze, deoarece destinatarii sunt adăugați la o discuție sau abandonați. Listele de corespondență evită o parte din această confuzie prin setarea antetului implicit "Răspundeți" la adresa de listă. Dar într-o colaborare ad-hoc, unii destinatari de e-mail fac inevitabil clic pe "Răspundeți" în loc de "Răspundeți tuturor", trimițând un răspuns mai degrabă unei persoane decât grupului.

• Recunoașteți unde e-mailul are sens. E-mail-ul rămâne eficient pentru comunicațiile unu-la-unu și trebuie să fie înțeleasă ca soluție superioară pentru majoritatea comunicărilor care se extind în afara organizației. Este posibil să puteți invita colaboratori externi apropiați într-un grup de colaborare din cadrul rețelei dvs., dar, prin definiție, o rețea socială de întreprindere este privată și nu poate include pe toată lumea.

• Luați în considerare integrarea prin e-mail. Încercați pluginuri de e-mail cum ar fi Jive pentru Outlook sau Harmon. adică pentru Outlook.

  Jive pentru Outlook permite trimiterea unui mesaj primit prin e-mail și conversia acestuia într-o discuție Jive, postând răspunsul dvs. acolo.

  Harmon. adică instrumentul aduce integrarea colaborării în rețea, conversația și partajarea documentelor în interfața de utilizator pentru e-mail, conectând mediile de colaborare Microsoft SharePoint, Yammer și Office 365. Utilizatorii Outlook pot interacționa cu discuțiile sau cu fișierele partajate găzduite în SharePoint (la sediul sau în versiunea cloud care face parte din Office 365).Pentru a minimiza confuzia versiunii, pluginul încurajează utilizatorii să partajeze fișiere pe platforma de colaborare, mai degrabă decât să le transmită ca fișiere atașate. Harmon. adică acum oferă, de asemenea, o integrare similară cu Yammer și SkyDrive, serviciul de cloud al Microsoft pentru partajarea de fișiere.