Sfaturi pentru lucrul cu regulile MYOB și fluxurile bancare - manechine

Unul dintre lucrurile minunate despre MYOB AccountRight este că puteți crea reguli bancare pentru a aloca automat tranzacțiile. Iată câteva sfaturi despre cum să creați reguli care să funcționeze corect, de fiecare dată.

• Țineți regulile cât mai simple posibil. De exemplu, poate o plată recentă pentru mecanicul dvs. apare ca "EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU". Sigur, puteți crea o regulă care îi spune MYOB să aloce orice tranzacție cu aceste cuvinte exacte la Cheltuielile cu autovehiculele, dar, în schimb, luați un moment pentru a simplifica condițiile de regulă. De exemplu, creați o regulă care îi spune MYOB să aloce orice tranzacție cu cuvintele "BAY AUTOMOTIVE" la Cheltuielile cu autovehiculele. În acest fel, dacă plătiți mai degrabă cu cardul de credit în loc de EFTPOS data viitoare sau dacă mecanicul își schimbă facilitatea de comerciant astfel încât textul instrucțiunii bancare să fie diferit, este mai probabil ca regula să rămână corectă.

• Mențineți numele de reguli informativ și ușor de identificat. MYOB implicit utilizează întreaga descriere din textul din instrucțiunea dvs. bancară ca nume de regulă. Folosind exemplul de mai sus, numele de regulă devine "EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU". Nu acceptați această valoare prestabilită, ci editați întotdeauna numele de reguli pentru a vă facilita găsirea regulilor în viitor. De exemplu, un bun nume de regulă pentru această tranzacție este, probabil, "Bay Automotive Repair Vehicles", deoarece acest nume include atât textul instrucțiunilor bancare relevante, cât și tipul de cheltuială.

• Atunci când creați o regulă, accesați întotdeauna opțiunile avansate și introduceți numele furnizorului sau clientului în colțul din dreapta jos. Deși selectarea unei cartele nu este obligatorie, rețineți că, dacă nu selectați o cartelă, nu veți putea să căutați în viitor toate tranzacțiile pentru acest client sau furnizor. Această absență a istoricului detaliat al tranzacțiilor poate fi o adevărată durere, deci luați momentul suplimentar pentru a adăuga această informație de fiecare dată când creați o nouă regulă.

  Atunci când utilizați serviciul de Internet banking pentru a efectua plăți electronice către furnizori, gândiți-vă cu atenție cu privire la modul în care descrierea va apărea în extrasul dvs. bancar. Întrebați-vă, veți reuși să creați o regulă bazată pe această descriere? Răspunsul la această întrebare depinde atât de banca dvs., cât și de faptul că numele Beneficiarului apare întotdeauna în declarația dvs. Un sfat este de a salva detaliile furnizorului și descrierile de plată în Internet banking astfel încât exact același text să apară de fiecare dată. În acest fel, puteți crea o regulă bazată pe acel text specific.

• ține cont de regulile duplicate. Folosiți din când în când lista de reguli și verificați-vă cum ați stabilit condițiile.Dacă puteți vedea două reguli care au aceleași condiții, fie să ștergeți una dintre reguli, fie să modificați condițiile regulii.

• Obțineți MYOB să împartă automat procentele personale. Pentru cheltuielile pe care le împărțiți periodic între afaceri și cele personale (de exemplu, puteți aloca întotdeauna 75% din benzină pentru afaceri și 25% pentru personal), utilizați opțiunile avansate pentru a crea o regulă care face acest lucru automat.

• Când vă aflați în fereastra Fluxuri bancare, întotdeauna așezați mouse-ul pe pictograma Regula aplicată înainte de a da clic pe Aprobați. În acest fel, MYOB afișează ce cont va fi alocat tranzacției și puteți verifica dacă regula funcționează corect.

• Nu creați o regulă cu condiția ca orice tranzacție care conține cuvântul "BP" să fie alocată benzinei. De ce nu? Pentru că dacă faceți acest lucru, orice tranzacție BPAY, indiferent dacă este vorba de electricitate, telefon sau taxă, va fi alocată benzinei doar pentru că "BPAY" conține literele "BP".

• Dacă aveți un volum mare de tranzacții, luați în considerare specificarea numelui de regulă în câmpul Memo atunci când creați o regulă. De exemplu, dacă creați o regulă cu condiția ca fiecare tranzacție care conține cuvintele "Katoomba Au" să fie alocată reparațiilor autovehiculelor (deoarece Katoomba Au reprezintă în acest caz Katoomba Automotive), un truc trebuie să meargă la Opțiuni avansate și ca notă pentru această regulă, tastați "Tranzacție creată utilizând regulamentul Katoomba Automotive". În acest fel, dacă analizați tranzacțiile la sfârșitul trimestrului sau la sfârșitul anului și descoperiți că tranzacțiile au fost alocate în mod greșit, știți care este regula care a cauzat greșelile.

Utilizate în mod corect, regulile bancare pot economisi până la 90% din timpul de intrare a datelor și pot elimina practic necesitatea reconcilierilor bancare îndelungate.