ÎNțelegerea nivelurilor de acces și a rolurilor în Microsoft CRM - dummies

Privilegiile pe care le-ați atribuit reglează funcțiile pe care le puteți efectua pe anumite înregistrări sau obiecte. Nivelurile de acces determină la care înregistrări se aplică aceste privilegii. Cu alte cuvinte, deși privilegiile dvs. pot include capacitatea de a șterge înregistrările de cont, nivelul dvs. de acces determină exact acele înregistrări pe care le puteți șterge.

Microsoft CRM include patru niveluri distincte de acces prezentate în ordinea cresterii autorității.

Utilizator (de bază)

Accesul la utilizator este cel mai restrictiv dintre toate nivelurile de acces. Cu drepturile de acces ale utilizatorilor, un utilizator poate efectua acțiuni asupra următoarelor:

• înregistrări pe care le deține
• înregistrări deținute de un alt utilizator, dar care au fost partajate cu el
• înregistrări deținute sau împărtășite de o echipă a cărei membru

Unitate de afaceri (locală)

Accesul la unitatea de afaceri este cu un pas peste nivelul de bază al utilizatorului. Acesta include toate drepturile de acces ale utilizatorilor, dar oferă, de asemenea, acces la înregistrările care sunt deținute sau distribuite altor utilizatori care aparțin aceleiași unități de afaceri. Termenul local corespunde cu adevărat unei singure unități de afaceri distincte, al cărei membru este utilizatorul.

Parent: Unități de afaceri pentru copii (adâncime)

Un utilizator cu părinte: Drepturile de acces pentru copii au acces la unitatea de afaceri plus posibilitatea de a accesa obiecte sau înregistrări de la orice unitate de afaceri subordonată unității la care este alocată. Dacă vă gândiți la o schemă organizatorică pentru diviziile companiei dvs., o vizualizare

profundă vă permite să vedeți unitatea de afaceri și toate cele direct sub ea.

Organizațional (global)

Drepturile organizaționale de acces sunt cele mai puțin restrictive pentru toate categoriile. Cu accesul organizațional, puteți efectua acțiuni asupra oricărei înregistrări din sistem, indiferent de unitatea de afaceri din care aparțineți și indiferent de problemele de distribuire.

Drepturile organizaționale de acces ar trebui rezervate unui grup restrâns de administratori de sistem care au responsabilitatea globală pentru integritatea bazei de date. Cel puțin două persoane din compania dvs. ar trebui să aibă aceste drepturi (una pentru scopuri de rezervă), dar probabil nu mai mult decât atât.

Nu ar trebui să fie o concluzie dinainte că CEO-ul sau directorul IT ar trebui să aibă acces organizațional complet.Cu privilegiul vine și responsabilitatea și posibilitatea unei pagube neintenționate făcută de războinicul de weekend sau de cei care se văd ca niște tehnicieni. Cerințele de locuri de muncă ale persoanelor și cunoștințele lor referitoare la sistem se referă direct la obținerea acestui nivel de acces.

Definirea rolurilor

Conceptul de roluri se mărită cu privilegiile și drepturile de acces. Microsoft CRM vine cu opt roluri predefinite care sunt tipice unei organizații de dimensiuni medii. Utilizarea acestor roluri predefinite economisește mult timp, altfel ar fi cheltuit drepturi de acces specifice pentru fiecare utilizator. Aceste roluri sunt după cum urmează:

Managerul de CEO

• VP de vânzări
• Manager de vânzări
• Reprezentant de vânzări
• Manager CSR
• CSR
• > Fiecare dintre aceste opt roluri are un set complet de privilegii predefinite și drepturi de acces. Managerul de vânzări prototip are un set prestabilit de privilegii și drepturi de acces. Pentru a vedea setările pentru fiecare dintre rolurile implicite, urmați acești pași:
• 1. Din pagina principală, selectați Setări din panou în partea laterală a afișajului principal.
• Se afișează ecranul Setări cu cele șapte subcategorii ale acestuia.

2. Selectați Setări unitate de afaceri din fereastra Setări și apoi selectați Roluri de securitate.

Se afișează grila de vizualizare a listei de roluri de securitate (prezentată în figura 1), care prezintă toate rolurile existente.

Figura 1:

Vizualizați lista tuturor rolurilor de securitate existente.

3. Vedeți rolul managerului de vânzări făcând clic pe linia lui din grilă Vizualizare listă.

Fila Manager Records a Managerului de vânzări, prezentată în Figura 2, apare cu alte patru file în partea de sus. Fila Detalii, care este cea implicită, are foarte puține detalii. Fila Core Records conține toate comutatoarele de comutare pentru a activa sau dezactiva drepturile de acces și este magazia centrală pentru informații despre roluri. Figura 2:

Drepturile managerului de vânzări privind Core Records.

4. Vedeți fila Core Records și apoi faceți clic pe restul filelor pentru a vedea toate obiectele care pot fi accesate la diferite niveluri pentru profilul managerului de vânzări existent.

5. Faceți clic pe Salvați și închideți din bara de activități albastră pentru a reveni la grila de vizualizare a listei. Cea mai ușoară modalitate de a crea un nou rol este prin clonarea unui unul existent. Pentru aceasta, urmați acești pași:

1. Din pagina principală, selectați Setări din panou în partea laterală a afișajului principal.

Se afișează ecranul Setări cu cele șapte subcategorii ale acestuia.

2. Selectați Setări unitate de afaceri și apoi selectați Roluri de securitate.

Se afișează grila de vizualizare Listă roluri de securitate.

3. Faceți clic pe butonul Copy Role din bara de acțiuni albastră.

Se afișează caseta de dialog Copy Role, prezentată în Figura 3, care vă pune la dispoziție rolul original pe care doriți să îl copiați și ce nume nou doriți să îl utilizați.

Figura 3:

Copierea unui nou rol dintr-unul existent.

4. Selectați rolul pe care doriți să îl copiați din lista derulantă în câmpul Role to Copy (Câmp de copiere). În câmpul Nume nou roluri, introduceți un nume nou și unic pentru noul rol personalizat.

5. Bifați caseta Deschidere rolă la copierea completă. Aceasta aduce imediat fereastra pentru noul rol cu ​​toate setările din rolul original. Dacă, din întâmplare, fereastra Core Records nu apare, selectați această filă pentru a afișa toate setările pentru rol. Schimbați oricare dintre setări pentru a le modifica pentru noul rol pe care îl creați. Puteți continua să comutați fiecare setare pentru a trece prin fiecare dintre cele cinci posibilități. Asigurați-vă că examinați fiecare dintre cele cinci file: Detalii, înregistrări de bază, vânzări, service și management de afaceri.

6. Faceți clic pe Salvați și închideți după ce ați adaptat complet noul rol.

Un utilizator poate avea mai mult de un rol atribuit. Cineva ar putea avea un rol de administrator de sistem și de funcționar în serviciul de corespondență. Când un singur utilizator are mai multe roluri cu diferite privilegii și drepturi de acces, rolul cu privilegii mai puțin restrictive are prioritate. Deci, chiar și atunci când administratorul dvs. de sistem funcționează ca un funcționar de corespondență, va avea nivelurile maxime de drepturi de acces.