Folosind QuickBooks pentru a gestiona inventarul într-o firmă de producție - dummies

Urmărirea inventarului într-o firmă de producție este mai dificilă decât în alte tipuri de afaceri. Când faceți totul în esență în QuickBooks, problema provine din câteva cerințe contabile dificile:

Într-un mediu de fabricație, producătorul combină elementele de materii prime în articolele finite. Aceasta înseamnă - și aceasta este partea provocatoare - că procesul de fabricație reduce numărul de inventar și valoare pentru unele elemente (materii prime sau componente) și în același timp crește numărul și valoarea celuilalt, articole de bunuri.
Într-un mediu de fabricație, regulile spun că nu contorizați doar valoarea articolelor din valorile stocurilor de produse finite. De asemenea, numărați costul forței de muncă și cheltuielile din fabrică utilizate la fabricarea articolelor.

QuickBooks rezolvă prima problemă referitoare la inventarul de fabricație, dar nu rezolvă sau rezolvă a doua problemă. Din fericire, atâta timp cât sunteți un producător mic, probabil că nu trebuie să vă faceți griji prea mult despre a doua problemă. Ar trebui să solicitați CPA-ul dvs. în legătură cu acest lucru. Dar nu vă faceți griji - Congresul și Serviciul de venituri interne au oferit o grămadă de lacune care fac mai ușor contabilitatea pentru băieții mici.

Dacă utilizați QuickBooks Pro sau unele versiuni anterioare ale QuickBooks Premier, nu aveți posibilitatea de a gestiona inventarul în QuickBooks. Cele mai bune lucruri pe care le puteți face sunt elementele de grup care se combină în articole individuale din factura unui client.

Această abordare pare a fi neclară, dar nu este chiar așa de rea cum credeți că la prima fază. Puteți alege să afișați numai elementul de grup într-o factură de client. Acest lucru înseamnă - revenind la exemplul florarului care vând trandafiri roșii și vase - că florarul poate "produce" o vază de cristal dintr-o duzină de trandafiri roșii și apoi va arăta elementul fabricat ca element de grup în factura clientului.

Singurul lucru care este problematică în ceea ce privește abordarea "Utilizați doar un element de grup" este că nu vă oferă o modalitate de a urmări valorile inventarului bunurilor finite.

Efectuarea de contabilitate de inventar în QuickBooks

Pentru a ține cont de fabricarea inventarului în QuickBooks Premier sau în QuickBooks Enterprise Solutions, adăugați elemente de asamblare a inventarului în lista de articole pentru acele produse pe care le fabricați. De asemenea, înregistrezi fabricarea articolelor ca și tine … ei bine,

fabrică ei. Să presupunem că porțelanul de la Pine Larry doar cumpără și revinde cani de cafea și alte doodade de porțelan. Dar, de asemenea, să presupunem că, odată pe an, porțelanul Pine Lake asamblează o colecție de cani roșii de cafea într-un set de cadouri de Ziua Îndrăgostiților. În acest caz, QuickBooks poate înregistra ansamblul unui set de cadouri cutie, care combină, de exemplu, patru cani roșii de cafea, o cutie de carton și un ambalaj din hârtie de țesut.

Adăugarea elementelor de asamblare a inventarului

Pentru a descrie articolele fabricate, urmați acești pași:

Alegeți listele → Lista articolelor.

QuickBooks afișează fereastra Listă articole.
Faceți clic pe butonul Articol din fereastra Listă elemente și selectați Nou din lista derulantă.
QuickBooks afișează fereastra noului element.
Alegeți elementul Assembly Inventory din lista derulantă Type.
QuickBooks afișează versiunea Adunării inventarului din fereastra noului element.
Specificați contul pe care îl veți utiliza pentru urmărirea costului acestui element atunci când îl vindeți.
QuickBooks sugerează contul Cost of Goods Sold. Dacă totuși ați creat alte conturi pentru COGS, alegeți celălalt cont adecvat.
Descrieți elementul fabricat.
Introduceți o descriere a elementului pe care doriți să-l afișați în documentele pe care clienții dvs. le văd, cum ar fi facturile. (QuickBooks sugerează aceeași descriere pe care ați folosit-o în caseta de text Descrierea tranzacțiilor de cumpărare)
Introduceți suma pe care o percepeți pentru element în caseta Preț de vânzare.
Indicați dacă elementul fabricat este supus impozitului pe vânzări utilizând lista derulantă Codul fiscal.
Utilizați lista derulantă Contul venitului pentru a specifica contul pe care doriți să îl utilizați pentru urmărirea venitului din vânzarea elementului.
Identificați componentele care intră în elementul terminat.
Folosiți lista de materiale pentru a identifica elementele componente individuale și cantitățile necesare pentru realizarea ansamblului de inventar. Fiecare element component merge pe o linie separată din listă. Nu fi prea redundant, dar rețineți că identificați atât elementul component, cât și numărul de elemente componente necesare.
Identificați contul de activ.
Specificați celălalt cont curent al activelor pe care doriți să îl utilizați pentru a urmări valoarea elementului de inventar.
Selectați un punct de construcție.
Utilizați casetele Build Point pentru a specifica cea mai mică cantitate de inventar din acest articol care poate rămâne înainte de a produce mai mult. Când nivelul de inventar scade la această cantitate, QuickBooks adaugă un memento la lista Mementouri, anunțându-vă că trebuie să faceți mai mult din element.
Ignorați casetele "On Hand" și "Total Value".
A se vedea caseta On Hand? Lăsați-l setat la zero. Pentru a introduce un număr acum este să înregistrați o tranzacție necategorizată și nu doriți să faceți acest lucru. Mergeți mai departe și lăsați câmpul Valoare totală setat la zero.
Lăsați caseta În caseta goală sau introduceți data curentă.
Nu contează.

Versiunea Adunării inventarului din fereastra noului element.

Înregistrarea fabricării sau a asamblării elementelor

Pentru a construi un ansamblu, alegeți comanda Furnizori → Activități inventar → Construiți ansambluri.QuickBooks afișează fereastra Construiți ansambluri. Tot ce faceți este să alegeți lucrul pe care doriți să-l construiți din lista verticală Articol de asamblare și apoi să introduceți cantitatea pe care ați construit-o (sau un coleg nefericit) construită în caseta Cantitate pentru a construi în colțul din dreapta jos. Apoi faceți clic pe butonul Build & Close sau Build & New. (Faceți clic pe butonul Build & New dacă doriți să înregistrați asamblarea altor elemente.)

Versiunea Build Assemblies a ferestrei New Item.

Iată câteva lucruri de reținut despre comanda Construiți asamblări:

În colțul din dreapta sus al ferestrei, QuickBooks arată cantitatea ansamblului pe care îl aveți la dispoziție și numărul de clienți care au plasat comenzi. Este o informație destul de utilă, așa că nu uitați că este acolo.

Un tabel din fereastra Construiți ansambluri vă arată ce se întâmplă în produsul dvs. Nu că vă pasă, dar acesta este un document de materiale.
În partea de jos a listei de materiale, QuickBooks vă arată numărul maxim de ansambluri pe care le puteți face, ținând cont de stocurile actuale de inventar. Când creați un element, QuickBooks ajustează numărul de elemente inventar. Dacă faceți seturi de cadouri în cutie, fiecare cu patru cani roșii și două țesuturi de împachetare, QuickBooks reduce numărarea articolelor de cani roșii și țesăturile de ambalaj și mărește numărul de articole din seturile de cadouri ambalate când înregistrați construirea ansamblului.
Unele componente utilizate într-un ansamblu nu pot fi elemente de inventar. Puteți utiliza componente neinventoare într-un ansamblu.
Gestionarea mai multor locații de inventar

QuickBooks Enterprise Solutions vă oferă posibilitatea de a face față provocării de păstrare a inventarului în mai multe locații. Pentru a activa această capacitate, denumită Urmărire avansată a inventarului, alegeți comanda Editare → Preferințe, faceți clic pe Elemente și inventar, faceți clic pe fila Preferințe companie, apoi faceți clic pe butonul Setări avansate pentru inventar.