Video: Week 0 2024
Găsirea duplicatelor plictisitoare în ACT! Baza de date 2007 este dificilă, dar nu imposibilă. Deoarece au mai multe înregistrări pentru aceeași persoană sau companie, ACT! vă permite să verificați cu ușurință înregistrările duplicate pe baza unor criterii predefinite. Apoi puteți crea o căutare a înregistrărilor duplicate și le puteți șterge. De asemenea, puteți schimba criteriile utilizate pentru a găsi aceste înregistrări duplicate.
Pentru a elimina contactele duplicat, urmați acești pași:
1. De la orice ACT! ecran, alegeți Instrumente -> Scanare duplicate.
În mod implicit, ACT! caută înregistrări de contacte duplicate pe baza numelui companiei, a numelui de contact și a numărului de telefon. Dacă conținutul acestor trei câmpuri este identic pentru două sau mai multe contacte, ACT! le vizualizează ca duplicate. Acum puteți specifica modul de ACT! verifică înregistrările de contacte duplicat în caseta de dialog Verificați duplicat.
2. În zona Find Duplicate Contacts, alegeți cele trei câmpuri pe care doriți ACT! pentru a căuta date duplicate de contact.
3. Faceți clic pe OK.
Se deschide lista de contacte, împreună cu o casetă de dialog care vă informează că au fost găsite duplicate, întrebându-vă dacă doriți să le combinați. Din această listă, puteți să ștergeți înregistrări, să păstrați înregistrări sau să combinați înregistrări duplicate.
4. Dacă doriți să combinați duplicate, faceți clic pe Da pentru a continua la prompt.
Se deschide fereastra Copiere / mutare date de contact. Acesta este primul dintre cele șase ferestre pe care le treceți când fuzionați contacte duplicat. Îmbinarea duplicatelor este o sarcină lentă, extenuantă; trebuie să împliniți duplicatele pe o pereche de perechi. După ce contactele sunt îmbinate, nu există nici o funcție de blocare. Continuați cu prudență!
Pe măsură ce avansați prin expert, efectuați următoarele șase activități:
• Selectați un set de duplicate.
• Decideți dacă doriți să copiați informațiile de la prima înregistrare de contact la cea de-a doua înregistrare de contact - sau invers.
• Alegeți o sursă și un contact. În funcție de alegerea dvs., unul dintre contacte devine sursa, iar celălalt este ținta. Implicit, noul contact fuzionat conține toate informațiile vizate. Dacă doriți să păstrați orice informație despre câmpul sursă, faceți clic pe câmp și apoi faceți clic pe butonul Copiere.
• Alegeți dacă doriți să mutați informații suplimentare de la sursă la destinație sau să aveți informațiile rămase duplicate în ambele înregistrări.
• Selectați elementele suplimentare pe care doriți să le îmbinați împreună: note, istoric, activități, oportunități, contacte secundare și documente.Dacă contactul sursă are trei note și ținta are patru note diferite, contactul final se termină cu șapte note.
• Indicați dacă să păstrați sau să ștergeți înregistrarea sursă. Pentru confortul dvs., ACT! recuperează informațiile pentru a vă ușura decizia. Dacă decideți să ștergeți înregistrarea sursă, faceți clic pe Da din avertismentul înfricoșător care confirmă că ați pierdut informații.
5. Faceți clic pe Finalizare.
Cele două înregistrări duplicate se îmbină într-una.
Nu puteți anula ștergerea înregistrărilor sau a informațiilor de contact. Dacă ștergeți din greșeală informații importante, mergeți imediat la fișierul de rezervă și restaurați-vă informațiile.
