Ce se întâmplă atunci când condensați fișierul companiei QuickBooks - dummies

procesul de condensare a fișierelor QuickBooks are două lucruri: comanda QuickBooks Condense creează o copie permanentă a fișierului de date QuickBooks (numit o copie de arhivă a fișierului); procesul de condensare a fișierelor face ca fișierul de date să fie mai mic prin rezumarea mai multor tranzacții vechi închise, detaliate, care utilizează intrări mari de jurnal monstru.

Deoarece această condensare și arhivare pot fi puțin confuze, iată un rezumat rapid al exact ceea ce se întâmplă atunci când condensați fișierul companiei QuickBooks. Iată ce procedează QuickBooks în timpul procesului:

• salvează o copie de arhivă a fișierelor companiei: atunci când condensați fișierul companiei QuickBooks, QuickBooks salvează o copie de arhivă a acelui fișier.

• Înlăturați tranzacțiile închise vechi: în cadrul procesului de condensare, QuickBooks vă oferă posibilitatea de a elimina tranzacțiile vechi, închise din versiunea curentă a fișierului companiei QuickBooks. Amintiți-vă că arhivarea creează o copie de arhivă a fișierului companiei QuickBooks.

  Tranzacțiile închise sunt tranzacții pe care QuickBooks nu mai trebuie să le urmărească în detaliu. De exemplu, o factură veche a clientului - după ce a fost plătită - este o tranzacție închisă. Un cec vechi scrise unui anumit furnizor - după ce a fost lichidat banca - este o tranzacție închisă.
  Sumarul tranzacțiilor vechi și închise: Deoarece tranzacțiile vechi, închise sunt eliminate din fișierul de date QuickBooks, condensarea generează de obicei intrări jurnal lunare sumare pentru tranzacțiile vechi, închise și plasează aceste tranzacții sumare în, versiune de lucru a fișierului de date QuickBooks.

• Aceste intrări în jurnal lunar sumar vă permit să continuați să pregătiți situațiile financiare lunare. De exemplu, chiar dacă arhivarea elimină toate tranzacțiile vechi, închise, începând cu ianuarie 2011, de exemplu, puteți produce situații financiare pentru ianuarie 2011 în 2014. Pentru a genera situații financiare lunare pentru luna ianuarie 2011, QuickBooks utilizează înregistrările lunare sumare.

  Șterge pista de audit: QuickBooks menține o pistă de audit care arată cine a introdus ce tranzacții. Un efect aproape ascuns al curățării fișierelor de date QuickBooks se referă la traseul de audit. Dacă curățați un fișier de companie și indicați că fișierul companiei ar trebui să fie condensat, QuickBooks șterge traseul de audit înainte de data "eliminat tranzacțiile închise la sau înainte de" data.

• Cu alte cuvinte, pentru perioada în care QuickBooks elimină tranzacțiile vechi, închise, aceasta elimină și traseul de audit al acelor tranzacții.

  Procesul de condensare a fișierului înseamnă de obicei crearea unei copii a fișierului de date QuickBooks pe care îl salvați și plasându-l undeva și apoi creând o versiune scalată a fișierului companiei de lucru. Comanda pe care o utilizați pentru a condensa fișierul companiei QuickBooks vă permite, de asemenea, să creați fișiere de companie aproape goale.

Majoritatea oamenilor nu trebuie să utilizeze această opțiune. Doar o categorie de utilizatori QuickBooks care ar putea dori să creeze fișiere de companie aproape goale: CPA-urile și consultanții (care doresc să reutilizeze un fișier de firmă pentru o altă unitate sau client) pot folosi această comandă pentru a crea fișiere de date ale companiei listele create deja.