9 Sfaturi pentru prezentarea rezultatelor tabelelor și analizarea datelor în Excel - dummies

Să facem un pas înapoi din detaliile analizei datelor din Excel și să oferim câteva sfaturi generale. În mare parte, aceste sfaturi sunt rezumate și generalizări care vă vor ajuta cu elementele de bază ale programului Excel.

Lucrați din greu pentru a importa date

Lucrul pentru a importa date bune, bogate în registrele de lucru Excel merită într-adevăr. Uneori, importul de date poate fi problematică. Durerile de cap și greșelile se pot întâmpla când încercați să luați date de la alte sisteme de informații de management și atunci când încercați să lucrați cu un administrator de bază de date pentru a obține datele corecte într-un format care oferă o analiză utilă a datelor cu Excel.

Dar, în ciuda dificultăților de obținere a datelor, veți găsi că importul de date bune în Excel merită efortul. În mod tradițional, oamenii iau decizii folosind surse de informații foarte standard. Și aceste surse tradiționale produc cunoștințe tradiționale, ceea ce este minunat. Dar când puteți lucra cu un set de date mai bogat, mai adânc, puteți colecta adesea informații care pur și simplu nu apar în sursele tradiționale.

Sisteme informatice de proiectare pentru a produce date bogate

În timp ce vă recomandăm să vă concentrați asupra creării de sisteme care să producă rapoarte pe care managerii și factorii de decizie doresc și care să producă formulare (cum ar fi facturile și cecurile și achizițiile) pe care întreprinderile trebuie să o exploateze, aceasta nu este singura cale.

De asemenea, trebuie să recunoașteți că probabil vor exista modalități neplanificate, neortodoxe, neobișnuite, dar totuși foarte valoroase, în care pot fi analizate datele colectate de aceste sisteme informatice de management. Astfel, dacă lucrați sau proiectați sau participați la implementarea sistemelor informatice, trebuie să realizați că datele brute din sistem pot și ar trebui să fie transmise instrumentelor de analiză a datelor cum ar fi Excel.

Înregistrările bogate și detaliate ale produselor sau serviciilor pe care le vinde o firmă permit firmei respective să vadă tendințele vânzărilor pe produse sau servicii. În plus, permite unei firme să creeze tabele încrucișate care să arate cum anumiți clienți aleg și utilizează anumite produse și servicii.

Organizațiile trebuie să elaboreze sisteme informatice pentru a colecta, de asemenea, date brute, bogate, brute. Ulterior, aceste date pot fi exportate cu ușurință în Excel, unde analiza simplă a datelor poate duce la o înțelegere bogată a funcționării unei firme, a oportunităților sale și a posibilelor amenințări.

Nu uitați de sursele terților

Un punct rapid: Recunoașteți că există multe surse de date terță parte. De exemplu, vânzătorii și clienții pot avea date foarte interesante disponibile într-un format accesibil Excel, pe care îl puteți utiliza pentru a vă analiza piața sau industria.

Instrumentul Web Query disponibil în Excel face ca extragerea informațiilor din tabelele stocate pe paginile web să fie foarte ușoară.

Doar adăugați-o

S-ar putea să vă gândiți că analiza puternică a datelor necesită tehnici puternice de analiză a datelor. Chi-pătrate. Statistici deduse. Analiza de regresie.

Dar asta nu e neapărat așa. Unele dintre cele mai puternice analize de date pe care le puteți face implică pur și simplu adăugarea de numere. Dacă adăugați numere și obțineți sume pe care alte persoane nici măcar nu le știu - și dacă aceste sume sunt importante sau arată tendințe - puteți obține informații importante și puteți colecta informații valoroase prin cele mai simple tehnici de analiză a datelor.

Lucrul cheie este colectarea de informații foarte bune în primul rând și apoi având acele informații stocate într-un container, cum ar fi un registru de lucru Excel, astfel încât să puteți manipula și analiza aritmetic datele.

Examinați întotdeauna statistici descriptive

Instrumentele statistice descriptive pe care le oferă Excel sunt instrumente foarte puternice. Nu te simți ca și cum aceste instrumente sunt dincolo de setul tău de pricepere.

Statisticile descriptive descriu pur și simplu datele pe care le aveți într-o foaie de lucru Excel. Nu sunt magice și nu aveți nevoie de instruire statistică specială pentru a le folosi sau pentru a le împărtăși cu oamenii cărora le prezentați rezultatele analizei datelor.

Rețineți, de asemenea, că unele dintre cele mai simple măsuri statistice descriptive sunt adesea cele mai utile.

Urmăriți tendințele

Peter Drucker, poate cel mai cunoscut și mai vizibil observator al practicilor moderne de management, a menționat în câteva din ultimele sale cărți că unul dintre cele mai importante lucruri pe care analiza datelor le poate face este să arate o schimbare în tendințele. Tendințele sunt aproape cel mai semnificativ lucru pe care îl puteți vedea. Dacă veniturile combinate ale industriei dvs. cresc, acest lucru este semnificativ. Dacă nu au crescut sau dacă încep să se micșoreze, este probabil chiar mai semnificativă.

În propria analiză a datelor, asigurați-vă că ați construit fișele de lucru și că colectați datele într-un mod care vă ajută să identificați tendințele și, în mod ideal, să identificați modificările în tendințe.

Cross-tabulation

Comanda PivotTable este un instrument minunat. Tabelările încrucișate sunt modalități extrem de utile de a împărți și de a arunca datele. Iar lucrul cel mai bun despre instrumentul PivotTable este că puteți reîncărca ușor și apoi re-tabulați din nou.

Dacă aveți surse bogate de date bogate și nu vă tabelați în mod regulat datele dvs., probabil că vă lipsesc comorile absolute de informații. Sunt aur în ele prin dealuri.

Diagrama, Baby

O componentă importantă a analizei bune a datelor este prezentarea și examinarea vizuală a datelor.

Privind la o diagramă de linie a unor statistici importante sau prin crearea unei diagrame de coloane a unui anumit set de date, adesea vedeți lucruri care nu sunt vizibile într-o prezentare tabelară a acelorași informații. Practic, diagrama este adesea un mod minunat de a descoperi lucruri pe care altfel nu le veți vedea.

Aveți la dispoziție statistici inferențiale

Excel oferă instrumente statistice inferențiale. Statisticile inferențiale vă permit să colectați un eșantion și apoi să faceți deducții cu privire la populația din care se prelevează eșantionul pe baza caracteristicilor eșantionului.

În mâinile potrivite, statisticile inferențiale sunt instrumente extrem de puternice și utile. Cu abilități bune în statisticile inferențiale, puteți analiza tot felul de lucruri pentru a obține tot felul de informații despre datele pe care doar populația obișnuită nu le obține. Cu toate acestea, sincer, dacă nu aveți cunoștințe ample despre statisticile inferențiale, probabil că nu posedați suficiente cunoștințe statistice brute pentru a efectua corect analize statistice inferențiale.