Date structurate corespunzător în modelele dvs. de date Excel - dummies

Ca structură pentru rapoartele Excel, datele din modelele dvs. de date trebuie să fie structurate corespunzător. Nu toate seturile de date sunt create egale. Deși unele seturi de date funcționează într-un mediu standard din Excel, este posibil ca acestea să nu funcționeze în scopuri de modelare a datelor. Înainte de a vă construi modelul de date, asigurați-vă că datele dvs. sursă sunt structurate în mod corespunzător pentru scopuri de control.

La riscul de simplificare, seturile de date utilizate în mod obișnuit în Excel se găsesc în trei forme fundamentale:

Fișierul de date plat

Setul de date tabel

Linia de punch este că numai fișierele de date plate și seturile de date tabulare fac ca modelele de date eficiente.

Rapoartele pentru foi de calcul fac ca modelele de date ineficiente

rapoartele de foi de calcul

sa afiseze date foarte sumatate si sumarizate si sunt deseori concepute ca instrumente de prezentare pentru utilizatorii executivi sau executivi. Un raport tipic de foi de calcul face o utilizare judicioasă a spațiului gol pentru formatare, repetă datele în scopuri estetice și prezintă doar analize la nivel înalt. Figura următoare ilustrează un raport de foaie de calcul.

Un raport de foaie de calcul.

Deși un raport de foaie de calcul poate arăta frumos, nu este un model de date eficient. De ce? Motivul principal este că aceste rapoarte nu vă oferă nicio separare de date, analiză și prezentare. Ești în esență blocată într-o singură analiză.

Deși ai putea să faci diagrame din raportul arătat, ar fi impractic să aplici orice analiză în afara a ceea ce deja există. De exemplu, cum ați calcula și ar prezenta media tuturor vânzărilor de biciclete utilizând acest raport special? Cum ați calcula o listă a primelor zece piețe cu cele mai bune performanțe?

Cu această configurație, sunteți forțat să faceți procese foarte manuale care sunt greu de întreținut luna după lună. Orice analiză în afara celor de la nivel înalt care figurează deja în raport este, în cel mai bun caz, fundamentală - chiar și cu formule fanteziste. În plus, ce se întâmplă atunci când vi se cere să prezentați vânzările de biciclete pe lună? Când modelul dvs. de date necesită analiză cu date care nu apar în raportul foaie de calcul, sunteți obligat să căutați un alt set de date.

Fișierele de date plate se pretează frumos modelelor de date

Un alt tip de format de fișier este un fișier plat.

Fișierele plate sunt arhive de date organizate după rând și coloană. Fiecare rând corespunde unui set de elemente de date sau unei înregistrări . Fiecare coloană este un câmp . Un câmp corespunde unui element de date unic într-o înregistrare. Următoarea figură conține aceleași date ca raportul anterior, dar se exprimă într-un format de fișier de date plat. Un fișier de date plat.

Observați că fiecare câmp de date are o coloană și fiecare coloană corespunde unui element de date. În plus, nu există distanțe suplimentare, iar fiecare rând (sau înregistrare) corespunde unui set unic de informații. Dar atributul cheie care face ca acesta să fie un fișier plat este acela că niciun câmp unic nu identifică în mod unic o înregistrare. De fapt, va trebui să specificați patru câmpuri separate (regiune, piață, segment de afaceri și suma de vânzări pe o lună) înainte de a putea identifica în mod unic înregistrarea.

Fișierele plate se pretează frumos modelarea datelor în Excel, deoarece ele pot fi suficient de detaliate pentru a ține datele de care aveți nevoie și totuși să conduceți la o gamă largă de analize cu formule simple - SUM, AVERAGE, VLOOKUP și SUMIF, doar pentru a numește câteva.

Seturile de date tabulare sunt perfecte pentru modelele de date pivotate

Multe modele de date eficiente sunt conduse în primul rând de tabele pivot. Tabelele pivot sunt instrumentele Excel de analiză. Pentru cei dintre dvs. care au folosit tabele pivot, știți că oferă o modalitate excelentă de a rezuma și de a modela date pentru utilizare prin raportarea componentelor, cum ar fi diagrame și tabele.

Seturile de date tabulare

sunt ideale pentru modelele de date pivotate. Figura următoare ilustrează un set de date tabulare. Rețineți că diferența primară dintre un set de date tabulare și un fișier de date plat este că, în seturile de date tabulare, etichetele coloanelor nu se dublează ca date reale. De exemplu, coloana Perioadă vânzări conține identificatorul de luni. Această diferență subtilă în structură este ceea ce face ca seturile de date tabulare să fie surse de date optime pentru tabele pivot. Această structură asigură că funcțiile de bază ale tabelului pivot, cum ar fi sortarea și gruparea, funcționează așa cum ar trebui. Un set de date tabulare.

Atributele unui set de date tabulare sunt după cum urmează:

Primul rând din setul de date conține etichete de câmp care descriu informațiile din fiecare coloană.

• Etichetele coloanelor nu pot trage dublu taxă ca elemente de date care pot fi folosite ca filtre sau criterii de interogare (cum ar fi luni, date, ani, regiuni sau piețe).

• Nu există rânduri sau coloane goale - fiecare coloană are o rubrică și o valoare este în fiecare rând.

• Fiecare coloană reprezintă o categorie unică de date.

• Fiecare rând reprezintă elemente individuale din fiecare coloană.