Cum să catalogați fișierele extinse existente - dummies

Când începeți să vă gândiți ce să faceți despre fișierele extras și alte tipuri de medii de depozit de date care există în organizația dvs., trebuie să le găsiți - pe care le-ați putea găsi dificil, având în vedere natura natală a acestor medii.

Iată o sugestie: Urmați rapoartele. Prin sesiuni de lucru de grup și întâlniri individuale, determinați și catalogați rapoartele pe care angajații le folosesc în întreaga organizație cu care lucrați pentru a construi un depozit de date. Unele dintre aceste rapoarte provin probabil direct din aplicațiile de producție, din bazele de date și din fișierele respective.

Deocamdată, nu vă faceți griji cu privire la aceste rapoarte privind aplicațiile de producție. (Continuați să le urmăriți, pentru că le puteți folosi ca un excelent punct de plecare pentru analiza "Ce date avem nevoie?", Care determină ce doriți să puneți în depozitul de date.) Alte rapoarte provin din datele extrase din una sau mai multe aplicații și stocate undeva. Aceste rapoarte sunt cele care se concentrează pe acum.

Folosind setul de rapoarte ca punct de pornire, determinați mai întâi cine îi folosește și cine este responsabil pentru generarea acestora. Trebuie să știți cine utilizează rapoartele generate, pentru că ați putea găsi că nimeni nu le mai folosește. Doar prin evaluarea inventarului rapoartelor și a utilizării lor curente, sunteți pe jumătate terminat cu eliminarea acestei funcționalități care nu se utilizează într-adevăr din mediul dvs. de depozitare a datelor (și gestionarea complexității acestuia).

După ce înțelegeți modelele de utilizare a rapoartelor, cunoașteți persoanele responsabile pentru generarea rapoartelor. Aceștia sunt cei care probabil vă pot spune unde primesc datele, ce procese folosesc pentru a pregăti și încărca aceste date înainte de a rula rapoartele și despre problemele și problemele pe care le au cu disponibilitatea și integritatea datelor.

Uneori, nici un individ nu cunoaște întreaga secvență completă a pașilor utilizați pentru extragerea datelor, pregătirea și organizarea acelor date și rularea rapoartelor - în special atunci când aceste procese depășesc granițele organizaționale. (De exemplu, organizația IT gestionează extragerea inițială a datelor și o asigurare a calității rudimentare, iar organizația de afaceri gestionează procesele de îmbinare și execută rapoartele.)

În aceste situații, adu-i pe toți acești oameni în aceeași cameră să discute și să convină asupra modului în care lucrurile funcționează. Puteți evita să petreceți foarte mult timp ", a spus el," a spus "cu oameni care, sincer, probabil că vă agravezi cu întrebările și cererile dvs. constante de întâlniri.

În cele din urmă, prin diligență, obțineți o imagine completă a cine utilizează datele, cine este responsabil pentru a face aceste date disponibile și ce se întâmplă în spatele scenei pentru a face totul să se întâmple.

Nu uitați de ce parte a imaginii - pentru ce scopuri de afaceri sunt utilizate fișierele extras. Trebuie să aflați oricum această informație, ca parte a analizei dvs. de cerințe. În timp ce verificați ce se întâmplă astăzi, adresați întrebări în timp ce aveți atenția utilizatorilor, cum ar fi:

• De ce aveți nevoie de informațiile din raport?

• Ce decizii vă asistă acest raport în realizarea?

• Când analizați datele din raport, la cine vă comunicați constatările?

Linia dvs. de interogare ar trebui să urmeze o înțelegere tradițională a cerințelor raportului. Obținerea unei înțelegeri ferme a acestor întrebări la acest punct de analiză vă va economisi timp pe termen lung.