Cum să utilizați QuickBooks 2010 pentru a calcula un client pentru timp - dummies

QuickBooks 2010 furnizează două metode pentru urmărirea timpului petrecut pe care intenționați să-l facturați ca factură pe o factură. Pentru a urmări timpul dvs. facturat, puteți utiliza foaia de parcurs săptămânală sau puteți să vă înregistrați sau să înregistrați activități individuale. Nici metoda de urmărire a timpului nu este dificilă.

Utilizarea unei foi de pontaj săptămânale pentru facturarea Quicken

Pentru a utiliza metoda săptămânalului, urmați acești pași:

1. Alegeți clienții → Introduceți ora → Utilizați foaia de lucru săptămânală.

   

   QuickBooks afișează fereastra Weekly Timesheet.

2. Introduceți angajatul, vânzătorul sau altă persoană care efectuează serviciul în caseta text Nume.

   Ar trebui să puteți selecta numele acestei persoane din lista derulantă Name (Nume). Dacă nu o găsiți în această listă, tastați numele persoanei în casetă și, atunci când vi se solicită, spuneți QuickBooks care listă (angajat, furnizor sau alte nume) trebuie adăugată.

3. După ce ați adăugat numele persoanei care efectuează lucrarea, utilizați coloanele din fereastra Săptămânal din Timesheet pentru a descrie pentru ce facturați.

   Introduceți clientul sau lucrarea pentru care a fost efectuată lucrarea, codul serviciului, o scurtă descriere sau notă, elementul de plată (dacă utilizați QuickBooks pentru salarizare), clasa (dacă urmăriți clasele), apoi orele petrecute pe zi.

Puteți introduce cât mai multe linii pe fereastra Weekly Timesheet după cum doriți. Fiecare rând apare separat pe o factură. Informațiile despre note apar în zona de descriere a facturii. Din acest motiv, doriți să utilizați note adecvate și descriptive.

Activități singulare QuickBook plătite

Dacă doriți să înregistrați activități de servicii în momentul în care apar, urmați acești pași:

1. Alegeți Clienți → Introducere Ora → Ora / Intrare Activitate Unică.

   

   QuickBooks afișează fereastra Ora / Intrare singură activitate.

2. Verificați că caseta de selectare Billable din colțul din dreapta sus al ferestrei este selectată.

   Selectând caseta Billable, îi spui QuickBooks că ar trebui să păstreze această înregistrare a unei activități facturabile pentru includerea ulterioară pe o factură.

3. Înregistrați data activității în caseta de text Data.

4. Utilizați caseta de text Nume pentru a identifica persoana care efectuează serviciul.

5. În caseta Text client, identificați clientul sau serviciul pentru care se efectuează serviciul.

6. Selectați elementul de serviciu corespunzător din lista derulantă Element de serviciu și elementul de salarizare corespunzător din lista derulantă Item Payroll.

7. (opțional) Dacă urmăriți clase, previzibil, puteți utiliza, de asemenea, lista verticală Clasă pentru a clasifica activitatea.

8. Înregistrați o scurtă descriere adecvată a serviciului în caseta text Note.

   Această descriere apare pe factură, așa că fii atent la ceea ce scrii.

9. Înregistrați timpul petrecut în serviciu.

   Puteți înregistra manual ora, utilizând caseta de text Durată pentru a introduce ora. Sau aveți posibilitatea ca QuickBooks să înregistreze timpul petrecut în activitate făcând clic pe butonul Start din secțiunea Durată când începeți activitatea și faceți clic pe butonul Stop atunci când opriți activitatea. Dacă doriți să întrerupeți temporizarea (în timp ce efectuați un apel telefonic, de exemplu), faceți clic pe butonul Pauză.

10. După ce descrieți activitatea pe care o desfășurați în fereastra Activitate timp / intrare unică, faceți clic pe butonul Salvați & Noi sau Salvați & Închideți pentru a salva informațiile despre activitate.

Inclusiv timp facturat pe o factură prin intermediul QuickBooks

Pentru a adăuga timp facturat și cost facturat unei facturi, creați o factură standard. După ce identificați clientul pentru care ați introdus timp sau costuri, QuickBooks afișează o casetă de mesaj care întreabă dacă doriți să efectuați facturarea pentru oricare dintre timp sau costuri. Dacă dați clic pe Da, QuickBooks afișează caseta de dialog Selectați facturarea timp și costuri.

În fila Time din caseta de dialog Selectați facturarea timpului și a costurilor se afișează fiecare dată când ați înregistrat pentru un client:

• Pentru a adăuga anumite momente la factură: Faceți clic pe coloana Utilizați pentru fiecare dată.

• Pentru a selecta toate orele: Faceți clic pe butonul Selectați toate.

După ce faceți selecția, faceți clic pe OK. QuickBooks adaugă apoi fiecare dintre aceste valori facturabile ca linii la factură. Această cifră arată cum se afișează informațiile privind facturabile în fereastra Creare facturi.