Cum să utilizați QuickBooks pentru a gestiona cu un buget - dummies

După ce vă înregistrați bugetul în QuickBooks, puteți compara rezultatele financiare reale cu sumele înscrise în buget prin alegerea comenzilor din submeniul Bugete și Prognoze afișate de QuickBooks. Când alegeți comanda Rapoarte → Bugete și previziuni, QuickBooks furnizează mai multe rapoarte privind bugetul, descrise în lista următoare:

• Prezentare generală a bugetului: Acest raport rezumă sumele înscrise în buget. Puteți să-l utilizați pentru a examina și a verifica erorile bugetului dvs.

• Buget vs. versiune actuală: Acest raport vă permite să comparați informațiile din declarația de venituri bugetare cu informațiile din contul de profit și pierdere. Prin urmare, raportul vă permite să comparați veniturile și cheltuielile preconizate cu veniturile și cheltuielile reale.

• Performanța bugetului de profit și pierdere: acest raport vă permite să vă comparați veniturile, cheltuielile și profiturile reale cu veniturile, cheltuielile și profiturile bugetate.

• Buget vs. Graficul real: Acest grafic nu este un raport. Este o diagramă care prezintă informații bugetare și actuale.

• Prezentare generală a previziunilor: Acest raport rezumă o prognoză QuickBooks. O prognoză este în esență o previziune a veniturilor viitoare și a fluxului de numerar. Utilizați previziuni pentru a face planificarea "ce se întâmplă dacă".

• Previziune vs. Actual: acest raport compară o prognoză cu ceea ce sa întâmplat de fapt.

Modul în care utilizați informațiile din raportul de bugete este esențială - și, de asemenea, secretul pentru obținerea de valoare din eforturile dvs. de bugetare. Cu un buget bine construit, cu simțuri comune, puteți căuta diferențe între bugetul dvs. și rezultatele financiare efective.

Vreți să utilizați bugetul pentru a identifica situații în care, de exemplu, un element de cheltuială este prea mic, un element de activ este prea mare sau un anumit număr de venituri este în cele din urmă ceea ce vă așteptați. Diferențele dintre rezultatele așteptate și rezultatele efective indică rezultate neașteptate. Rezultatele neașteptate sugerează deseori probleme sau oportunități.

Gândiți-vă la următoarele exemple de variante și la ce variații pot indica:

• Venitul lunar este de 40.000 $ în loc de 50.000 $. Veniturile lunare cu 20% mai puțin decât se așteaptă pot indica probleme cu produsul dvs., forță de vânzări sau probleme cu clienții dvs. În orice caz, dacă vânzările reprezintă doar 80% din ceea ce vă așteptați, probabil că trebuie să implementați acțiuni corective imediate.

• Soldurile stocurilor sunt în medie de 50.000 de dolari la sfârșitul lunii, în loc de 100.000 de dolari la sfârșitul lunii.Având un echilibru mai mic decât cel așteptat, inventarul poate fi bun sau rău. Soldul de inventar final, care este jumătate din ceea ce așteptați, poate indica faptul că vindeți produse mult mai repede decât v-ați așteptat (și, prin urmare, ar trebui să creșteți investiția în inventar și achiziționarea de inventar).

  Cheltuielile pentru cercetare și dezvoltare sunt egale cu 50.000 de dolari pe an, în loc de 25.000 de dolari pe an. Cheltuielile de cercetare și dezvoltare care sunt de două ori mai mari decât cele așteptate par a fi rele. Cum poate fi bine să cheltuiți de două ori mai mult pe cheltuială decât vă așteptați? Cu toate acestea, dublarea cheltuielilor de cercetare și dezvoltare poate fi bună dacă investești în mod neașteptat în ceva nou produs, idee sau tehnologie promițătoare.

• Vânzările către o anumită clasă de clienți sunt cu 50% mai mari. Să presupunem că ați folosit cursuri pentru a urmări vânzările către clienți din țară și din afara țării. Dacă vedeți că, în mod neașteptat, vânzările către clienți din afara țării sunt cu 50% mai mari decât ceea ce vă așteptați, această variație poate indica o oportunitate de a vinde și mai mult în afara țării.

• Poate că, cu mai mult efort și energie, clienții din afara țării pot deveni o parte și mai mare a afacerii dvs. Uneori, variantele identifică oportunități pe care altfel le-ar lipsi.