Cum se lucrează cu butoanele ferestrei de rapoarte QuickBooks - dummies

fereastra Rapoarte din QuickBooks oferă de obicei zece butoane: Particularizarea raportului, Comentariu pe raport, Șablon partajare, Memorare, Imprimare, E-mail, Excel, Ascundere antet, Restrângere și Reîmprospătare.

• butonul Customize Report

  Butonul Customize Report afișează caseta de dialog Modify Report.

• Comentariu pe butonul de raport

  

  Dând clic pe butonul Comment on Report apare fereastra Comment on Report. Pentru a utiliza caseta de dialog Comment on Report, faceți clic pe valoarea unui raport pe care doriți să îl adnotați cu un comentariu. QuickBooks deschide apoi o casetă de comentarii în partea de jos a ferestrei, introduceți comentariul dvs., apoi faceți clic pe butonul Salvare.

  Când ați terminat să comentați raportul, trebuie să salvați raportul adnotat. Faceți acest lucru făcând clic pe un buton OK când QuickBooks întreabă dacă doriți să salvați raportul comentat. Mai târziu, când imprimați raportul, puteți include comentariile dvs. Imprimați un raport salvat comentat prin alegerea raportului din meniul Rapoarte → Rapoarte comentate.

• Butonul de copiere a șablonului

  Butonul Șablon de partajare, pe care QuickBooks îl permite după ce ați personalizat un raport într-un fel, vă permite să vă partajați setările de raport personalizate (nu datele). Când faceți clic pe acest buton, QuickBooks afișează caseta de dialog Partajare șablon.

  Utilizați caseta de dialog pentru a da un șablon de raport un nume (în mod ideal un nume inteligent, vă rugăm), descrieți raportul dvs. personalizat cu câteva cuvinte alese, furnizați numele și adresa de e-mail și utilizați opțiunea butoanele furnizate pentru a indica dacă doriți să rămâneți anonim. Când faceți clic pe Partajare, QuickBooks încarcă șablonul de raport într-un site web Intuit, unde alte persoane pot să apucă șablonul și să îl reutilizeze.

• Buton Memorare

  Butonul Memorize afișează caseta de dialog Memorize Report. Caseta de dialog Memorare raport vă permite să memorați, sau să salvați definitiv un anumit set de setări pentru crearea rapoartelor. După ce memorați aceste setări, puteți produce exact același raport selectând raportul memorat din submeniul Rapoarte → Rapoarte memorate. Puteți salva un raport memorat în Grupul de rapoarte memorate. Pentru a face acest lucru, bifați caseta de validare Save in Memorized Report Group. Apoi, utilizați lista derulantă Salvare în memorie memorată pentru a selecta grupul de raport în care trebuie memorat raportul memorat.

  

  Butonul de imprimare

• Butonul de imprimare afișează o listă derulantă cu două opțiuni: Raportare și Salvare ca PDF.Dacă faceți clic pe Print (Imprimare), QuickBooks (uneori după un pic de supărare) afișează caseta de dialog Print Reports (Rapoarte de rapoarte), care vă permite să alegeți cum trebuie să se imprime raportul și unde să se imprime.

  De exemplu, fila Settings (Setări) vă permite să alegeți imprimanta, să selectați o orientare a paginii (portret sau peisaj), să specificați dacă doriți să imprimați doar o gamă de pagini ale raportului, o rupere a paginii de control și dimensiunile înălțime) a raportului. Dacă faceți clic pe Salvare ca PDF, QuickBooks afișează caseta de dialog Salvați documentul în format PDF, care vă permite să creați un document PDF cu raport.

  Fila margini din caseta de dialog Rapoarte imprimare vă permite să specificați marjele pe care QuickBooks ar trebui să le utilizeze pe paginile de raport imprimate. Specificați marginile de sus, dreapta, fund și stânga în centimetri.

  

  Faceți clic pe butonul Previzualizare, furnizat în caseta de dialog Rapoarte de imprimare, pentru a afișa fereastra Previzualizare. Fereastra de previzualizare arată cum arată paginile dvs. de raport imprimate. Fereastra conține, de asemenea, butoane care vă permit să consultați paginile anterioare și viitoare ale raportului, să măriți și micșorați raportul și să imprimați raportul.

  

  După ce ați utilizat fila Setări și fila Margini pentru a specifica modul în care QuickBooks ar trebui să imprime un raport, faceți clic pe Imprimare. QuickBooks trimite raportul la imprimantă.

  Butonul de e-mail

• Butonul de comandă E-mail vă permite să trimiteți prin e-mail fie o versiune de raport din Excel a unui raport, fie o versiune PDF a unui raport către altcineva ca atașament e-mail.

  butonul Excel

• Dacă faceți clic pe butonul Excel, QuickBooks afișează un submeniu din care puteți selecta Creare foaie de lucru nouă sau Actualizare foaie de lucru existentă. Selectați Creare foaie de lucru nouă pentru a afișa caseta de dialog Trimitere raport la Excel.

  Caseta de dialog Trimiteți raportul la Excel vă permite să preluați informațiile într-un raport și să le copiați într-un fișier pe care un program de calcul tabelar, cum ar fi Microsoft Excel, se poate deschide cu ușurință. Puteți să trimiteți copia într-o foaie de calcul Excel, într-o foaie de calcul existentă Excel sau într-o a. Valorile csv (valori separate prin virgule), care pot fi deschise de aproape orice foaie de calcul sau program de baze de date.

  Pentru a copia raportul într-un registru de lucru nou, selectați intrarea în lista derulantă Creare foaie nouă de lucru și apoi opțiunea radio din New Workbook.

  Pentru a copia raportul într-o foaie de lucru nouă într-un registru de lucru existent, selectați intrarea în lista derulantă Creare foaie de lucru nou și apoi butonul radio În registru de lucru existent și apoi introduceți calea și numele cărții de lucru în caseta text care QuickBooks se deschide după ce faceți clic pe butonul radio. (Dacă nu cunoașteți calea și numele din registrul de lucru, faceți clic pe butonul Răsfoiți și apoi utilizați caseta de dialog pe care QuickBooks o afișează pentru a găsi fișierul din registrul de lucru.)

  Dacă doriți să copiați raportul într-o foaie de calcul existentă Excel, selectați butonul radio Actualizare un foaie de lucru existentă. QuickBooks determină ca Excel să actualizeze registrul de lucru exportat anterior.

  Dacă doriți să înlocuiți o foaie de calcul existentă Excel cu noul raport pe care îl trimiteți la Excel, faceți clic pe butonul de înlocuire a unui foaie de lucru existentă. Apoi, când QuickBooks deschide o casetă de text și adaugă butonul Răsfoiți, introduceți calea și numele din registrul de lucru în caseta de text sau faceți clic pe butonul Răsfoiți, navigați la registrul de lucru și selectați-l.

  

  Butonul Ascundere antet

• Butonul Ascundere antet și butonul Restrângere schimba modul în care raportul apare în fereastra Raport și, dacă este tipărit, pe pagină.

  Faceți clic pe butonul Ascundere antet pentru a elimina informațiile din antet, cum ar fi numele companiei. Dacă ascundeți antetul, puteți face din nou clic pe butonul Ascundere antet pentru a înlocui antetul.

  Butonul Restrângere

• Butonul Restrângere colaps detaliile unui raport. QuickBooks nu afișează subconturi pe un cont restrâns de rapoarte.

  Pentru a dezactiva un raport care sa prăbușit anterior, faceți clic pe butonul Extindeți. QuickBooks înlocuiește butonul Reducere cu butonul Extinde când fereastra Raport prezintă un raport restrâns.

  Nu pierdeți timp încercând să aflați ce fac butoanele Ascundere antet și Reducere / Expandare. Dacă aveți o întrebare, afișați un raport în fereastra Raport și faceți clic pe butonul de comandă despre care aveți o întrebare. Modificările din fereastra Raport vă arată ce face butonul de comandă.

  Butonul de reîmprospătare

• Butonul Reîmprospătare indică QuickBooks-ului să actualizeze informațiile unui raport pentru modificările din fișierul de date QuickBooks. La început, sună nebun, dar, de fapt, puteți lăsa ferestrele de rapoarte deschise. Acest lucru înseamnă că o fereastră de raport poate afișa o declarație de profit și pierdere, de exemplu, acum o săptămână. Dacă ați introdus mai multe tranzacții în săptămâna trecută, este posibil ca datele din raport să nu mai fie corecte.

  Când faceți clic pe butonul Actualizare, QuickBooks știe că trebuie să actualizeze raportul cu cele mai recente modificări.

  QuickBooks vă solicită de obicei să actualizați un raport pentru modificările fișierului de date QuickBooks. Dacă nu urmați sugestia QuickBooks de a vă actualiza, totuși, puteți să faceți clic mai târziu pe Refresh pentru a vă actualiza.