Menținerea unor controale contabile bune în QuickBooks 2012 - manechine

Când introduceți mai mulți utilizatori ai sistemului contabil în QuickBooks 2012, creșteți nevoia de controale contabile. Prin accesul la sistemul contabil, utilizatorii pot introduce, fie din greșeală, erori în sistemul contabil, fie, din păcate, unii utilizatori pot înșela în mod intenționat o afacere.

Din aceste motive, unele tehnici de control contabilă QuickBooks pentru a minimiza erorile neintenționate și pentru a minimiza oportunitatea de furt:

• comparați regulat inventarul fizic cu înregistrările contabile de inventar. Inventarul, din păcate, se micșorează. Oamenii - uneori angajații, dar adesea pseudo-clienți, cum ar fi furtunerii - vor fura inventarul.

  Prin urmare, unul dintre lucrurile pe care trebuie să le faceți atât pentru a minimiza pierderile de inventar cât și pentru a vă menține înregistrări contabile exacte este de a compara periodic numărul fizic al inventarului cu ceea ce arată înregistrările dvs. contabile.

  Reducerea rapidă a inventarului este identificată rapid.

  • Proprietarul afacerii poate reduce contracția stocurilor prin identificarea tipului de inventar care este cel mai adesea furat sau chiar când inventarul este cel mai adesea furat.

  • Reconcilierea conturilor bancare.

• Un lucru pe care proprietarii de afaceri ar trebui să-l facă este să-și reconcilieze propriile conturi bancare. Adesea, furtul de angajați de către personalul contabil are loc odată ce angajații dau seama cum să scrie cecuri în contul bancar al companiei pe care proprietarul nu îl vede. O modalitate sigură de a găsi o tranzacție fictivă și frauduloasă este aceea de a-i reconcilia pe proprietar cu privire la declarația bancară. Dacă proprietarul reconciliază extrasul de cont, poate compara contabilitatea băncii pentru cont cu înregistrările contabile ale companiei QuickBooks. Orice discrepanțe evidente pot fi reparate - ceea ce înseamnă că înregistrările contabile QuickBooks sunt mai exacte. În plus, orice tranzacție suspecte, delicată, tind să devină evidentă atunci când proprietarul afacerii se uită îndeaproape la cecuri.

  Separarea contabilității de custodia fizică, dacă este posibil.

• Într-o afacere mică, este dificilă separarea întotdeauna a contabilității pentru o anumită activitate de custodia fizică sau responsabilitatea fizică pentru acea activitate.De exemplu, este greu să segregați contabilitatea stocurilor de custodia fizică sau accesul la acel inventar. De exemplu, un funcționar de magazin poate să fure cu ușurință țigări și să ajusteze înregistrările stocurilor prin vânzarea de casete de țigări. Cu toate acestea, ori de câte ori puteți separa custodia fizică de contabilitate, are loc o verificare a erorilor încorporate.

  Puteți solicita asistența CPA pentru a găsi modalități de separare a custodiei fizice a activelor de obligațiile contabile și de contabilitate. Și tu chiar ar trebui să faci asta. Din păcate, furtul de angajați este foarte comun.

  Instruiți angajații în utilizarea QuickBooks.

• Trebuie să antrenezi angajații să folosească QuickBooks dacă ai o afacere de orice dimensiune din două motive de bază: Cine știe cum să folosească QuickBooks este mai puțin probabil să facă erori inadvertente.

  • Deci, dacă puteți, este bine să oferiți unii angajați cu ajutor sau instruire sau ambii. Aceste resurse permit oamenilor mai confortabil și mai precis utilizarea funcțiilor QuickBooks pentru a construi informații financiare care vă permit să vă gestionați mai bine afacerea. Înregistrările contabile greșite evită furtul angajaților.

  • Adesea, unul dintre lucrurile pe care le vedeți când se produce furtul de angajați este într-adevăr înregistrări contabile greșite. Astfel, instruirea înseamnă nu numai înregistrări contabile mai exacte, ci și faptul că sunteți mai puțin probabil să aveți un mediu favorabil furtului sau deturnării de fonduri. Închideți fișierul QuickBooks.

• Dacă luați un curs de principii de contabilitate, veți învăța că închiderea înseamnă un set de proceduri de contabilitate pe care cineva trece prin zero la conturile de venituri și cheltuieli. În QuickBooks, închiderea înseamnă ceva diferit. Dar totuși doriți să închideți fișierul QuickBooks pentru a vă menține integritatea datelor. Iată cum: Alegeți comanda Editare → Preferințe, selectați Contabilitate și apoi fila Preferințe Companie, apoi faceți clic pe butonul Data închiderii Setare dată / parolă. Când vă solicită QuickBooks, specificați o "dată de închidere" și o parolă.

  După ce furnizați aceste informații, QuickBooks fie interzice utilizatorilor, fie limitează utilizatorii să modifice sau să introducă tranzacții datate înainte de data închiderii. (Numai persoanele care au parola pot efectua modificări sau pot introduce tranzacții cu date mai vechi decât data limită.)