Scopul contabilității pentru lucrul cu QuickBooks 2012 - dummies

Cel mai important lucru pe care trebuie să-l înțelegeți despre contabilitate pentru a profita la maximum de munca dvs. în QuickBooks 2012 este că furnizează informații financiare părților interesate. Fiecare funcție contabilă descrisă aici este realizată de fiecare dintre versiunile QuickBooks: QuickBooks Simple Start, QuickBooks Pro, QuickBooks Premier și QuickBooks Enterprise.

Părțile interesate sunt persoanele care fac afaceri sau interacționează cu o firmă; ele includ manageri, angajați, investitori, bănci, vânzători, autorități guvernamentale și agenții care pot impozita o firmă. Nevoile de informare ale acestor părți interesate determină ce trebuie să facă un sistem contabil.

Nevoile de informare ale managerilor, investitorilor și antreprenorilor

Prima categorie de părți interesate include managerii, investitorii și întreprinzătorii firmei. Acest grup are nevoie de informații financiare pentru a determina dacă o afacere câștigă bani. Acest grup dorește, de asemenea, orice informație care să dea dovadă dacă o afacere crește sau se contractă și cât de sănătoasă sau bolnavă este.

Pentru a-și îndeplini obligațiile și sarcinile, acest grup are adesea nevoie de informații detaliate. De exemplu, un manager sau un antreprenor ar putea dori să știe care clienți sunt deosebit de profitabili - sau nerentabili. Un investitor activ poate dori să știe ce linii de produse sunt în creștere sau contractante.

Un set conex de cerințe privind informațiile se referă la păstrarea evidenței activelor și pasivelor. Un element este ceva pe care firma îl deține, cum ar fi numerar, inventar sau echipament. O datorie reprezintă o datorie sau o obligație pe care firma o datorează, cum ar fi împrumuturile bancare și conturile de plătit.

Evident, cineva la o firmă - poate un manager, contabil sau contabil - trebuie să aibă o evidență foarte detaliată a sumei de bani pe care firma o are în conturile sale bancare, inventarul pe care firma îl are în depozit sau pe rafturile sale și echipamentele pe care firma le deține și le utilizează în operațiunile sale.

Cine lucrează într-o afacere, gestionează o afacere sau investește activ într-o afacere, are nevoie de informații generale generale despre afacerile financiare ale firmei și, în multe cazuri, informații foarte detaliate despre active importante cum ar fi numerarul) și pasivele (cum ar fi împrumuturile bancare).

Nevoile de informare ale creditorilor externi

O a doua categorie de părți interesate include firme externe care împrumută bani unei agenții de raportare de afaceri și de credit care furnizează informații acestor creditori.De exemplu, băncile vor să știe despre afacerile financiare și situația financiară a unei firme înainte de a împrumuta bani. Sistemul contabil trebuie să producă informațiile financiare pe care o bancă o solicită pentru a lua în considerare o cerere de împrumut.

Ce informații doresc creditorii? Creditorii doresc să știe că o afacere este profitabilă și se bucură de un flux de numerar pozitiv. Profiturile și fluxurile de numerar pozitive permit unei întreprinderi să plătească cu ușurință datoriile. O bancă sau alt împrumut vrea, de asemenea, să vadă active care ar putea fi lichidate, într-un scenariu cel mai defavorabil, să plătească un împrumut - și, de asemenea, alte datorii care ar putea reprezenta o creanță asupra activelor firmei.

De asemenea, furnizorii solicită informații financiare de la o firmă. Un vânzător deseori împrumută bani unei firme prin extinderea creditului comercial. Ceea ce este demn de menționat este că vânzătorii uneori necesită o contabilitate specială.

De exemplu, una dintre categoriile de furnizori pe care o societate precum Wiley Publishing, Inc. se ocupă este autorii. Pentru a plăti autorului redevența pe care are dreptul să o acorde, Wiley pune o cantitate echitabilă de muncă pentru a calcula sumele redevente pe unitate și apoi raportează și remite aceste sume autorilor.

Alte firme au uneori cerințe similare de raportare financiară pentru furnizori. Francizii (cum ar fi bărbatul sau femeia care deține și operează McDonald's local) plătesc o taxă de franciză bazată pe venituri. Comercianții cu amănuntul pot efectua contabilitate și raportare speciale pentru a se bucura de reduceri și stimulente de la producătorii produselor pe care le vând.

Nevoile de informare ale agențiilor guvernamentale

Părțile interesate previzibile care necesită informații financiare dintr-o afacere sunt agențiile guvernamentale federale și de stat care au jurisdicție asupra firmei. De exemplu, fiecare companie din Statele Unite trebuie să raporteze veniturile, cheltuielile și profiturile, astfel încât firma să poată calcula corect impozitul pe venit datorat guvernului federal și apoi să plătească acest impozit.

Firmele cu angajați trebuie, de asemenea, să raporteze guvernului federal și de stat cu privire la salariile plătite acelor angajați - și să plătească impozitele pe salarii bazate pe valori cum ar fi numărul de angajați, salariile plătite salariaților și prestațiile de șomaj revendicate de angajații din trecut.

Furnizarea acestui tip de informații financiare agențiilor guvernamentale reprezintă o datorie esențială a sistemului contabil al unei firme.

Necesarul de informații privind generarea formelor de afaceri

Pe lângă raportarea financiară descrisă în paragrafele precedente, sistemele contabile îndeplinesc de obicei o altă sarcină cheie pentru întreprinderi: producerea de formulare de afaceri. De exemplu, un sistem contabil aproape întotdeauna produce verificările necesare pentru a plăti vânzătorilor.

În plus, un sistem contabil pregătește facturile și cecurile de plată. Sistemele de contabilitate mai sofisticate, cum ar fi cele utilizate de firmele mari, pregătesc multe alte forme de afaceri, inclusiv comenzile de cumpărare, declarațiile clienților lunare, notele de credit către clienți, încasările din vânzări și așa mai departe.