Rapidbooks 2008 pentru chestionare Dummies - dummies

De Stephen L. Nelson

activele de afaceri pot include capacitatea dvs. de a lucra cu software-ul contabil QuickBooks. Acest Cheat Sheet la îndemână vă ajută să vă construiți know-how-ul dvs. de contabilitate - de la gestionarea fișierelor de date la pregătirea salarizării, montarea listei articolelor pentru a achiziționa urmărirea comenzilor cu QuickBooks 2008.

Cum să setați o dată de închidere și o parolă în QuickBooks

Nu vă cereți să vă "închideți" luni și ani, așa cum ați procedat vechile sisteme de contabilitate manuală. (Când ați închis o perioadă contabilă veche, ați renunțat efectiv la conturile de venituri și cheltuieli și ați transferat suma netă în conturile de capital propriu.)

Cu toate acestea, QuickBooks vă permite să utilizați o dată de închidere și o parolă. Data de închidere a tipului împiedică intrarea unei tranzacții mai devreme de data specificată. Dacă setați o parolă de închidere, de exemplu, cineva trebuie să furnizeze acea parolă înainte de a introduce o tranzacție sau de a schimba o tranzacție datată înainte de data închiderii. Dacă nu stabiliți o parolă de închidere, cineva care încearcă să introducă sau să modifice o tranzacție datată înainte de data de închidere este avertizat, dar el sau ea încă mai poate crea sau modifica înregistrarea.

Pentru a seta o dată de închidere, alegeți Editare → Preferințe, faceți clic pe pictograma Contabilitate, faceți clic pe fila Preferințe Companie și apoi introduceți data de închidere (probabil sfârșitul celui mai recent încheiat an) Data prin care cartea sunt închise caseta. Pentru a utiliza o parolă de închidere, faceți clic pe butonul Setare parolă și utilizați caseta de dialog pe care QuickBooks afișează pentru a crea parola de închidere.

Pregătirea de a face salarii cu QuickBooks 2008

Dacă doriți să utilizați una dintre opțiunile serviciului QuickBooks Payroll pentru că doriți să economisiți bani, nu vă este frică de o mică cantitate de hârtie sau poate doriți o flexibilitate suplimentară care o aduce tu, trebuie să te înscrii pentru aroma potrivită de serviciu.

Pentru a configura o opțiune de servicii de salarizare, pregătiți-vă să faceți salt pe Internet. Urmați acești pași:

1. În QuickBooks, alegeți Salariați → Salarizare → Serviciul de salarizare a comenzilor.

   QuickBooks se conectează la Internet și afișează prima pagină a unui formular web pe mai multe pagini, care vă permite să semnați și să configurați serviciul QuickBooks Payroll.

2. Urmați instrucțiunile de pe ecran.

   Notă: Configurarea serviciului QuickBooks Payroll necesită informații exacte de salarizare anuale pentru toți angajații dvs., precum și informații privind rata de reținere a statului. Veți dori să colectați toate aceste informații înainte de a începe. Procesul de stabilire a salariilor - presupunând că aveți informațiile la îndemână și că aveți doar o mână de angajați - nu ar trebui să dureze mai mult de o jumătate de oră.

3. Planificați-vă salariul.

   După ce vă înscrieți (și în mod indirect configurați) serviciul QuickBooks Payroll, trebuie să programați viitoarele activități de salarizare. Pentru a face acest lucru, alegeți comanda Angajați → Adăugare sau Editare comenzi salarizare.

   Atunci când QuickBooks afișează fereastra Listă salarizare listă, faceți clic pe butonul Program de salarizare și apoi pe Nou. Când vi se solicită de către QuickBooks, descrieți salariul pe care îl programați. De exemplu, dacă stabiliți un salariu săptămânal, denumiți salariul de salarizare, cum ar fi salariul de vineri. În plus, descrieți frecvența ca săptămânal, biweekly, semi-lunar și așa mai departe.

4. Descrieți angajații dvs.

   Trebuie să descrieți fiecare dintre angajații dvs. și trebuie să identificați ce program de salarizare aparțin. Alegeți Angajați → Centru de angajați. Faceți clic pe butonul Nou angajat. Apoi, utilizați filele ferestrei pe care QuickBooks afișează pentru a le furniza numele, adresa, numărul de securitate socială și așa mai departe. Rețineți că utilizați fila Salarizare și compensare pentru a specifica salariul sau salariul angajatului și pentru a aloca angajatul la un salariu programat.

Inactivarea elementelor din lista din QuickBooks 2008

Una din caracteristicile bune din QuickBooks este că vă permite să vă simplificați listele ascunzând elementele care nu mai sunt active, inclusiv cele pe care vă așteptați să le reacționați mai târziu. Dacă aveți angajați sezonieri, puteți să le ascundeți de lista angajaților dvs. în timpul perioadei în care acestea nu funcționează. Sau dacă vindeți lanțuri de chei comemorative numai la fiecare cinci ani, puteți să vă împiedicați să vă aglomerați lista de articole în decursul anilor. De asemenea, puteți dezactiva clienții și furnizorii de pe listele respective.

Pentru a dezactiva ceva dintr-o listă, tot ce trebuie să faceți este să deschideți lista și să faceți dublu clic pe element. Atunci când QuickBooks deschide elementul, angajatul, clientul sau vânzătorul pe care doriți să-l dezactivați, bifați caseta de validare Item Is Inactive. (Numele casetei de selectare se schimbă, în funcție de ceea ce încercați să dezactivați.) Apoi faceți clic pe OK. QuickBooks ascunde acest membru din listă. Data viitoare când afișați lista, apare caseta Include Inactive.

Pentru a vizualiza și a edita membrii ascunși ai listei, trebuie doar să dați clic pe caseta Includeți inactiv. Orice membru inactiv va apărea cu icoane X în dreptul lor. Dacă doriți să reactivați un membru, tot ce trebuie să faceți este să faceți clic pe pictograma X, iar membrul este reactivat.

QuickBooks ține evidența comenzilor de cumpărare

Puteți crea PO-uri QuickBooks chiar dacă comandați bunuri prin telefon sau prin World Wide Web - adică atunci când nu solicitați mărfuri în scris. Completarea comenzilor de cumpărare vă permite să determinați ce elemente aveți la comandă și când vor sosi produsele. Tot ce trebuie să faceți este să întrebați pe QuickBooks: "Ce e la comandă și când vine totul? "Niciodata nu va mai trebui sa-ti racolezi creierul ca sa-ti aduci aminte daca ai ordonat acele lucruri care te-au intalnit.

Și când vine factura, o veți avea deja detaliat pe formularul PO. După ce ați scris toate elementele de pe PO, nu trebuie să completați o fila Articole pe cec atunci când plătiți factura.Sau, dacă plătiți facturi cu metoda de plată a conturilor, nu trebuie să completați fila Elemente în fereastra Introduceți facturile. Când obiectele ajung, tot ce trebuie să faceți este să informați QuickBooks; elementele sunt imediat adăugate în lista dvs. de inventar.

Utilizați PO-urile pentru elementele pe care le comandați - adică pentru elementele pe care le veți primi și le veți plăti în viitor. Dacă cumpărați obiecte peste tejghea sau primiți articole pe care nu le-ați comandat, evident că nu aveți nevoie de un PO. Ce trebuie să faceți este să plătiți factura și inventarul articolelor pe care tocmai le-ați cumpărat.