Video: How to Condense a QuickBooks Desktop Data File 2024
Funcția QuickBooks 2015 Condense are două lucruri: Mai întâi creează o copie de arhivă a fișierului de date și procesează acel fișier de date pentru a permite să fie mai mic. consultați explicația de mai jos:
-
Comanda QuickBooks Condense creează o copie permanentă a fișierului de date QuickBooks. (Aceasta se numește o copie de arhivă a fișierului.) O copie arhivă a fișierului companiei se ridică la un instantaneu al fișierului companiei, așa cum există într-un anumit moment.
Procesul de condensare a fișierului face ca fișierul de date să fie mai mic prin rezumarea mai multor tranzacții vechi închise și detaliate folosind intrări mari de jurnal monstru. Deoarece această condensare și arhivare pot fi puțin confuze, iată un scurt rezumat al exa ctly ce se întâmplă când condensezi fișierul companiei QuickBooks. Iată ce procedează QuickBooks în timpul procesului:
-
-
salvează o copie de arhivă a fișierelor companiei
: Când conectezi fișierul companiei QuickBooks, QuickBooks salvează o copie de arhivă a acelui fișier.-
Înlăturați tranzacțiile închise vechi : În cadrul procesului Condense, QuickBooks vă oferă posibilitatea de a elimina tranzacțiile vechi, închise din versiunea curentă a fișierului companiei QuickBooks.
-
Amintiți-vă că arhivarea creează o copie de arhivă a fișierului companiei QuickBooks. Cu toate acestea, aveți totuși versiunea de lucru a fișierului companiei QuickBooks. Este această versiune curentă a fișierului companiei QuickBooks care se curăță sau este condensată prin eliminarea tranzacțiilor vechi și închise.
Tranzacțiile închise
sunt tranzacții pe care QuickBooks nu mai trebuie să le urmărească în detaliu. De exemplu, o factură veche a clientului - după ce a fost plătită - este o tranzacție închisă. Un cec vechi scrise unui anumit furnizor - după ce a fost lichidat banca - este o tranzacție închisă.Rezumatul tranzacțiilor vechi, închise : Deoarece tranzacțiile vechi, închise sunt eliminate din fișierul de date QuickBooks, condensul generează de obicei înregistrări lunare sumare pentru tranzacțiile vechi și închise și plasează aceste tranzacții sumare în versiunea curentă din fișierul de date QuickBooks.
-
Aceste intrări în jurnal lunar sumar vă permit să continuați să pregătiți situațiile financiare lunare. De exemplu, chiar dacă arhivarea elimină toate tranzacțiile vechi, închise, începând cu ianuarie 2010, de exemplu, puteți produce situații financiare lunare pentru luna ianuarie 2010 în 2013.Pentru a produce situații financiare lunare pentru luna ianuarie 2010, QuickBooks utilizează intrările de rezumat lunar. Îndepărtează traseul de audit:
Un efect aproape ascuns al curățării fișierelor de date QuickBooks se referă la traseul de audit. Dacă curățați un fișier al companiei și indicați că fișierul companiei trebuie să fie Condensat, QuickBooks șterge traseul de audit înainte de data "eliminat tranzacțiile închise la sau înainte de" data.
-
Cu alte cuvinte, pentru perioada în care QuickBooks elimină tranzacțiile vechi, închise, aceasta elimină și traseul de audit al acelor tranzacții. Procesul
Condens de fișier
înseamnă în mod obișnuit crearea unei copii a fișierului de date QuickBooks pe care îl salvați și plasându-l undeva și creând o versiune scalată a fișierului companiei de lucru. Comanda pe care o folosiți pentru a condensa fișierul companiei QuickBooks vă permite, de asemenea, să creați fișiere de companie aproape goale. Majoritatea oamenilor nu ar trebui să folosească această opțiune. există o singură categorie de utilizatori QuickBooks care ar putea dori să creeze fișiere de companie aproape goale. CPA-urile și consultanții (care doresc să reutilizeze un fișier de companie pentru o altă unitate de afaceri sau client) ar putea dori să folosească această comandă pentru a crea fișiere de date ale companiei care au deja multe dintre listele create.
