Rapidbooks 2012 Pro și Premier într-un mediu multi-utilizator

QuickBooks Pro și Premier 2012 vă permit să configurați mai multe parole pentru fișierul de date QuickBooks. Ce este cu adevărat îngrijorat în legătură cu acest lucru este că puteți să îi spuneți QuickBooks să limiteze anumiți utilizatori și parole pentru a face doar anumite lucruri.

Proprietarul afacerii, de exemplu, poate avea o parolă care să îi permită să facă orice. Dar un nou contabil, de exemplu, poate avea o parolă care îi permite doar să înregistreze facturi în sistem.

Selectați Compania → Configurați utilizatorii și parolele → Comandați setările utilizatorilor.

1. QuickBooks afișează caseta de dialog Lista de utilizatori, care identifică utilizatorii pentru care a fost configurat accesul QuickBooks și care este conectat în prezent la sistem.

   Spuneți QuickBooks că doriți să adăugați un utilizator făcând clic pe butonul Adăugați utilizator.

2. QuickBooks afișează prima casetă de dialog Configurare parolă utilizator și accesare.

   Identificați utilizatorul și furnizați o parolă.

3. Dați fiecărui utilizator pentru care configurați o parolă un nume de utilizator introducând un nume scurt - poate primul nume al utilizatorului - în caseta Nume utilizator. După ce identificați utilizatorul, introduceți parola utilizatorului atât în ​​caseta text Parolă, cât și în caseta de text Confirmare parolă.

   Faceți clic pe Următorul pentru a continua și apoi indicați dacă doriți să limitați accesul pentru noul utilizator.

4. Când QuickBooks afișează a doua casetă de dialog Configurare parolă utilizator și acces, indicați dacă doriți să limitați accesul și drepturile utilizatorului. Dacă doriți să limitați accesul și drepturile (drepturi sunt pur și simplu lucrurile pe care le poate face utilizatorul), selectați butonul radio Selectable Areas of QuickBooks. Dacă doriți ca utilizatorul să poată face orice, selectați butonul radio All Areas of QuickBooks. Dacă indicați că noul utilizator ar trebui să aibă acces la toate zonele QuickBooks, ați terminat configurarea parolei de utilizator. Puteți sări peste pașii rămași.

   Faceți clic pe Următorul pentru a continua și apoi descrieți accesul la informații și sarcini privind vânzările și conturile de încasat.

5. După ce ați terminat pasul 4, QuickBooks afișează cea de-a treia casetă de dialog Configurare parolă utilizator și accesare. Acesta este primul dintre cele zece căsuțe de dialog care vă conduc printr-un interviu prin care puneți întrebări detaliate despre ce fel de acces ar trebui să aibă fiecare utilizator într-o anumită zonă.

   Faceți clic pe Următorul și apoi descrieți drepturile de cumpărare și de plată a conturilor.

6. După ce ați terminat pasul 5 făcând clic pe Următorul, QuickBooks afișează a patra casetă de dialog Configurare parolă utilizator și accesare, care vă permite să specificați accesul acestui nou utilizator în zonele de achiziții și de plătibile de conturi.Puteți selecta butonul radio fără acces, acces complet sau acces selectiv și unul dintre butoanele auxiliare de acces selectiv.

   Faceți clic pe Următorul și apoi descrieți drepturile și accesul utilizatorilor rămași.

7. Când faceți clic pe butonul Următorul afișat în partea de jos a fiecărei versiuni a casetei de dialog Configurare parolă utilizator și acces, QuickBooks afișează mai multe alte versiuni ale casetei de dialog pe care QuickBooks le utilizează pentru a vă întreba despre drepturile și accesul utilizatorilor.

   Limitați drepturile în fiecare dintre aceste alte zone în același mod pe care îl faceți pentru vânzări și conturile de încasări și achiziții și conturi de plătit. Doar fiți atenți pe măsură ce treceți și limitați capacitatea utilizatorului. Doriți ca utilizatorii să aibă drepturile necesare pentru a-și face treaba, dar nu doriți să le oferiți mai multe drepturi decât au nevoie.

   Specificați dacă utilizatorul poate schimba sau șterge tranzacțiile.

8. După ce ați parcurs aproximativ o jumătate de duzină de casete de dialog Configurare parolă utilizator și acces care întreabă anumite domenii de contabilitate, QuickBooks afișează versiunea de schimbare sau ștergere a tranzacțiilor din dialogul Configurare parolă utilizator și acces cutie. În general, doriți să limitați capacitățile unui utilizator de a schimba sau șterge tranzacțiile.

   Faceți clic pe Următorul și apoi revizuiți deciziile privind drepturile.

9. După ce faceți clic pe Următorul, QuickBooks afișează versiunea finală a casetei de dialog Configurare parolă utilizator și accesare. Acesta identifică drepturile de utilizator pe care le-ați atribuit sau le-ați permis. Puteți utiliza această casetă de dialog pentru a examina drepturile pe care le are cineva. Dacă vă dați seama că ați atribuit incorect drepturi, faceți clic pe butonul Înapoi pentru a vă deplasa înapoi prin casetele de dialog unde ați făcut o greșeală.

   După ce ați terminat examinarea drepturilor utilizatorilor și a accesului, faceți clic pe Terminare.

10. Din acest punct înainte, noul utilizator va putea folosi QuickBooks; totuși, drepturile sale sunt limitate la ceea ce ați specificat.