RapidBooks 2013 Pro și Premier într-un mediu multi-utilizator

QuickBooks Pro și Premier 2013 vă permit să configurați mai multe parole pentru fișierul de date QuickBooks. Ce este cu adevărat îngrijorat în legătură cu acest lucru este că puteți să-i spuneți QuickBooks să permită anumitor utilizatori și parole să facă doar anumite lucruri.

Proprietarul afacerii, de exemplu, poate avea o parolă care să îi permită să facă orice. Dar un nou contabil, de exemplu, poate avea o parolă care să îi permită doar să înregistreze facturi în sistem.

Alegeți comanda → Setare utilizatori și parole → comanda Set Up Users.

1. QuickBooks afișează caseta de dialog Lista de utilizatori. Caseta de dialog Utilizatori și roluri identifică toți utilizatorii pentru care a fost configurat accesul la QuickBooks, iar rolurile QuickBooks se pot umple când utilizați QuickBooks. Lista de utilizatori, din fila Listă de utilizatori din caseta de dialog, identifică, de asemenea, cine este conectat în prezent la sistem.

   Spuneți QuickBooks că doriți să adăugați un utilizator făcând clic pe butonul Adăugare utilizator.

2. QuickBooks afișează prima casetă de dialog Configurare parolă utilizator și accesare.

   Identificați utilizatorul și furnizați o parolă.

3. Dați fiecărui utilizator pentru care setați o parolă un nume de utilizator. Faceți acest lucru introducând un nume scurt - poate primul nume al utilizatorului - în caseta Nume utilizator. După ce identificați utilizatorul, introduceți parola utilizatorului atât în ​​caseta de text Parolă, cât și în caseta de text Confirmare parolă.

   Identificați rolul (rolurile) utilizatorului.

4. Utilizați caseta listă Roluri disponibile pentru a selecta rolurile (sau obligațiile) pe care utilizatorul le completează. Apoi, adăugați rolul selectat în lista de roluri al utilizatorului, făcând clic pe butonul Adăugați. Pentru a muta un rol de la un utilizator, selectați rolul din lista Roluri atribuite, apoi faceți clic pe Eliminare.

   Caseta Descriere din partea de jos a casetei de dialog New User descrie rolul în mai multe detalii, inclusiv tipul de utilizator QuickBooks care ar putea fi de obicei atribuit rolului selectat.

   (Opțional) Modificați rolurile după cum este necesar.

5. Puteți regla rolurile pe care le puteți atribui, cu ajutorul QuickBooks ". Pentru a face acest lucru, selectați fila Roluri din caseta de dialog Utilizatori și roluri, faceți clic pe rolul pe care doriți să îl modificați și faceți clic pe butonul Editați. Când QuickBooks afișează caseta de dialog Edit Role, selectați o activitate sau o zonă de contabilitate din lista Area and Activities și apoi utilizați butoanele Level Area Access pentru a specifica ce poate face un utilizator cu rolul selectat.

   Puteți indica faptul că utilizatorul nu trebuie să aibă acces prin selectarea butonului radio None.Puteți indica faptul că utilizatorul ar trebui să aibă acces complet prin selectarea butonului radio complet. Dacă utilizatorul ar trebui să aibă acces parțial, selectați butonul Parțial, apoi bifați sau debifați, după caz, casetele Creare, Modificare, Ștergere, Imprimare și Vizualizare. Faceți clic pe OK pentru a salva modificările și a reveni la caseta de dialog Utilizatori și roluri.

   Puteți vedea ce acces are oricare dintre rolurile inițiale prin selectarea uneia dintre intrările din lista Zona și activități. QuickBooks utilizează butoanele și câmpurile nivelului accesului zonei pentru a afișa setările curente pentru rol.

   (Opțional) Examinați permisiunile dvs. de utilizator.

6. După ce ați configurat un utilizator, trebuie să examinați (doar pentru a fi atenți) permisiunile pe care le-ați dat utilizatorului. Pentru aceasta, faceți clic pe fila Listă de utilizatori din caseta de dialog Utilizatori și roluri, selectați utilizatorul, apoi faceți clic pe butonul Vizualizați permisiunile.

   Atunci când QuickBooks afișează caseta de dialog Permiteți vizualizarea (nu este afișată), selectați utilizatorul și apoi faceți clic pe butonul Afișare pentru a vedea fereastra Vizualizați permisiunile, care afișează o listă foarte detaliată a ceea ce utilizatorul poate și nu poate face.

   (Opțional) Examinați modificările rolurilor.

7. Dacă modificați permisiunile unei roluri, probabil că doriți, de asemenea, să examinați aceste modificări. Pentru aceasta, faceți clic pe fila Listă roluri din caseta de dialog Utilizatori și roluri, selectați rolul și faceți clic pe butonul Vizualizați permisiunile. QuickBooks afișează o altă versiune a casetei de dialog Vizualizați permisiunile care afișează rolurile pe care le-ați instalat și pe care le-ați configurat în QuickBooks.

   Selectați rolul pe care doriți să îl revedeți, apoi faceți clic pe butonul Vizualizați permisiunile. QuickBooks afișează o altă versiune a ferestrei View Permissions cu o listă detaliată a ceea ce poate și nu poate face cineva cu rolul.

   După ce ați terminat examinarea permisiunilor utilizatorilor și a rolurilor, faceți clic pe Închidere pentru a închide toate ferestrele deschise și apoi faceți clic pe butonul Anulare sau Închidere pentru a închide toate casetele de dialog deschise.

8. Din acest punct înainte, noul utilizator poate folosi QuickBooks; totuși, drepturile sale sunt limitate la ceea ce ați specificat.

   Contabilii doresc adesea să vadă drepturile pe care le au anumiți utilizatori. Acest lucru este valabil mai ales dacă sunteți auditat de CPA în cadrul închiderilor anuale. (Puteți fi auditat dacă banca dorește, de exemplu, situații financiare auditate). Fereastra de vizualizare a permisiunilor QuickBooks este o modalitate de a vedea aceste date online și dacă doriți să imprimați o copie a informațiilor privind permisiunile, tot ce trebuie să faceți este faceți clic pe butonul Print (Imprimare) al ferestrei.