RapidBooks 2015: 10 sfaturi financiare pentru proprietarii de afaceri - manechine

Proprietarii de afaceri ar trebui să joace un rol activ în partea financiară a afacerii pentru a preveni orice încercare de deturnare sau falsificare. Examinați-vă situațiile financiare QuickBooks, păstrați-vă un ochi pe unde se duc banii și știți cine se ocupă de finanțe. Păstrați-vă afacerea în siguranță și în ordine, urmând aceste zece sfaturi financiare.

Semnează-ți propriile cecuri

Acesta nu este un slam împotriva contabililor. Într-o afacere mică, cu toate acestea, oamenii (în special cei cu taxă completă) au posibilitatea de a vă purta cu ușurință. Prin semnarea tuturor cecurilor, țineți degetele pe pulsul ieșirii de numerar. Da, această practică poate fi un hassle - trebuie să treci prin hârtiile de fiecare dată când semnezi un șir de cecuri - dar amintiți-vă alternativa.

Apropo, dacă sunteți într-un parteneriat, trebuie să aveți cel puțin câțiva parteneri care să semneze cecurile - sau cel puțin cecurile mari.

Nu semnați o verificare greșită

Dacă semnați multe verificări, este posibil să fiți tentat să utilizați o semnătură rapidă și furioasă (inevitabil de neciplinită). Deși să-ți ștergi numele pe nelegiuit are sens atunci când autografezi baseballs, nu o faci când semnezi cecuri. O semnătură clară, mai ales una cu un stil personal, este distinctivă. O linie ondulată cu o cruce și câteva puncte este ușor de falsificat.

Revizuirea a anulat verificările înainte ca contabilul dvs. să facă

Asigurați-vă că vă revizuiți cecurile anulate (imaginea de verificare care apare în extrasul dvs. bancar) înainte ca nimeni altcineva să vadă extrasul de cont lunar.

Cu siguranță această informație nu se referă la contabilitatea contabilă. Cu toate acestea, un proprietar de firmă poate determina dacă cineva creează semnături pe cecuri doar prin faptul că a fost primul care a deschis declarația bancară și examinând fiecare dintre semnăturile cecurilor anulate.

Dacă nu examinați cecurile, angajații fără scrupule - în special agenții de contabilitate care pot actualiza înregistrările contului bancar - vă pot forța semnătura cu impunitate. Și nu vor fi prinși dacă nu vor depăși contul.

Verificați reconcilierea bancară

Un punct de vedere rapid: Dacă nu sunteți persoana care face reconcilierea băncii, asigurați-vă că ați revăzut munca de reconciliere efectuată de cine lucrează. (Probabil contabilul dvs.?) Această recenzie nu înseamnă doar un alt set de ochi văd lucrarea și prinde erori. Această examinare oferă încă o ocazie pentru a vă asigura că nu se întâmplă nimic amuzant.

Și, oh, un alt punct ciudat: Nu te simți înclinat să urmezi cele două sau trei proceduri anterioare?Atunci tu - nu banca - ar putea mânca orice pierdere din lucruri ca falsul.

Alegeți un contabil care știe calculatoarele

Nu vă faceți griji, nu aveți nevoie să solicitați verificarea FBI de fond atunci când angajați un contabil. De fapt, dacă folosiți QuickBooks, nu este nevoie să angajați persoane care sunt familiarizate cu sistemele de contabilitate pentru întreprinderi mici. Dar găsesc oameni care știu cum să păstreze o casă de cec și să lucreze cu un computer. Ei nu ar trebui să aibă o problemă în înțelegerea QuickBooks.

Desigur, nu vreți pe cineva care tocmai a căzut din camioneta. Dar chiar dacă angajați pe cineva care a călătorit în oraș într-o singură persoană, nu veți avea multe probleme în a-i face pe acea persoană să accelereze cu QuickBooks.

Dacă puteți găsi un contabil care cunoaște contabilitatea cu dublă intrare și salariul

În timp ce găsiți pe cineva care să vă ajute cu munca QuickBooks, iată câteva comentarii despre abilitățile tehnice ale candidatului ideal. … Un contabil care cunoaște contabilitatea cu dublă intrare este foarte util - deși este corect, aceste cunoștințe nu sunt esențiale.

De asemenea, dacă puteți, găsiți pe cineva care știe cum să facă salariul - și nu doar chestiunea federală a impozitului pe salarii, ci și afacerile cu statutul de taxe pe statul de salarizare. (Dacă nu găsiți acest tip de persoană, știți că puteți externaliza cu ușurință salarizarea la un serviciu de salarizare mare.)

Revizuiți periodic situațiile financiare

Produceți în mod regulat și uitați-vă la declarația de profit și pierdere pe care QuickBooks o generează fără efort. Obișnuiți să căutați bilanțul dvs. cu listele de active și datorii. Explorați și găsiți un alt raport sau două care vă oferă informații utile în ritmurile și rimele afacerii dvs. (Toate erorile pe care le faci vor apărea, probabil, ca numere gooșe în bilanțul dvs., apropo.)

Probabil, puteți păstra o manevră destul de fermă asupra operației, examinând două sau trei rapoarte ușor de înțeles. Iar prin vizionarea regulată a acestor situații financiare - spuneți o dată sau de două ori pe săptămână - vă transformați sistemul contabil într-un instrument util atât pentru identificarea oportunităților tentante, cât și pentru evitarea capcanelor periculoase.

Iată o modalitate de a rula afacerea dvs., examinând trei rapoarte QuickBooks:

• O declarație de profit și pierdere care compară numerele anuale din anul curent și anii precedenți (astfel încât să puteți vedea cum faceți în anul curent față de precedentul an)

• Rezumatul conturilor de încasare îmbătrânire (astfel încât să puteți vedea care clienți și clienți au trecut)

• Bilanțul (pentru a vă putea monitoriza numerarul și capitalul de lucru și pentru a vedea orice lucru amuzant)

Alegeți un sistem contabil adecvat

Când utilizați QuickBooks, utilizați fie contabilitatea bazată pe numerar fie contabilitatea bazată pe angajamente. Contabilitatea bazată pe contabilitate este în regulă atunci când fluxul de numerar al unei afaceri reflectă vânzările sale, iar fluxul de numerar reflectă cheltuielile sale. Această situație nu este cazul, totuși, în multe companii. Un constructor de contracte de case de o singură familie, de exemplu, poate avea venituri în numerar (prin împrumuturi de la bănci), dar nu poate face bani.În mod alternativ, un proprietar de amanet care împrumută bani cu dobândă de 22% ar putea face scumpuri de bani, chiar dacă banii se varsă zilnic din afaceri.

Ca regulă generală, atunci când achiziționați și vând un inventar, contabilitatea bazată pe angajamente funcționează mai bine decât contabilitatea bazată pe numerar. Cu toate acestea, contabilitatea bazată pe numerar de obicei elimină impozitele pe venit.

Dacă QuickBooks nu funcționează pentru afacerea dvs.

QuickBooks este un program minunat de contabilitate pentru întreprinderi mici. Dar dacă QuickBooks nu pare să se potrivească nevoilor dumneavoastră - dacă, de exemplu, aveți nevoie de un program care să funcționeze mai bine pentru un producător sau care include o anumită caracteristică specifică industriei - este posibil să doriți una dintre cele mai complicate (dar și mai puternice) pachete de contabilitate pentru întreprinderi mici.

Înainte de a sari de la QuickBooks Pro sau QuickBooks Premier, asigurați-vă că verificați versiunea Enterprise Solutions a QuickBooks, care costă mai mult, dar care funcționează și pentru întreprinderi mai mari. Versiunea Enterprise a QuickBooks arată și funcționează aproape identic cu versiunile "regulate". Dacă știți QuickBooks Pro sau QuickBooks Premier, în consecință, deja știți (sau mai știți) QuickBooks Enterprise.

Dacă versiunea Enterprise a QuickBooks nu funcționează, poate doriți să discutați cu contabilul dvs. despre pachetele specifice industriei. (De exemplu, dacă sunteți o imprimantă comercială, un anumit furnizor ar fi putut dezvolta un pachet special de contabilitate doar pentru imprimantele comerciale.)

Păstrați lucrurile simple

Atunci când gestionați afacerile financiare ale întreprinderilor mici, păstrați lucrurile cât mai simple posibil. De fapt, ține afacerea afacerilor dvs. destul de simplu încât să puteți spune cu ușurință dacă faceți bani și dacă afacerea este sănătoasă.

Acest sfat despre simplitate poate părea ciudat, dar uneori oamenii foarte strălucitori pot construi structuri financiare monstruoase complexe pentru afacerile lor, inclusiv aranjamente complicate de leasing, parteneriate labirintice și structuri corporative și acorduri sofisticate de partajare a profitului și de partajare a costurilor cu alte întreprinderi. Aceste aranjamente financiare super-sofisticate nu produc un profit atunci când luați în considerare toate costurile. Mai mult, astfel de aranjamente complexe aproape întotdeauna se transformă în gestionarea și înregistrarea durerilor de cap.