RapidBooks: 4 moduri de a păstra înregistrările financiare Tidy - manechine

Fiabilitatea și utilitatea datelor dvs. QuickBooks 2014 depinde într-o mare măsură de cât de curat și ordonat vă păstrați înregistrările financiare. Pentru a vă ajuta pe dvs. sau personalul dvs. să faceți o treabă mai bună în acest sens, luați în considerare utilizarea următoarelor patru tehnici.

Tehnica # 1: Reconciliați periodic conturile bancare ale QuickBooks

Când faceți timp pentru a reconcilia un cont bancar, nu numai că îmbunătățiți exactitatea înregistrărilor contului dvs. bancar (inclusiv soldurile contului dvs.); dar, de asemenea, verificați indirect o grămadă de alte tranzacții, inclusiv toate veniturile care se varsă într-un anumit cont bancar. Și verificați cheltuielile plătite dintr-un anumit cont.

Deci, linia de jos: Reconciliați conturile bancare în mod regulat.

Tehnica # 2: Actualizați soldurile contului de credit

Dacă ați împrumutat bani de la bancă, trebuie să verificați dublu soldul contului. Și ar trebui să actualizați soldul contului dacă nu se potrivește cu înregistrările finale ale creditorului.

Balanțele contului de împrumut de obicei merg "greșit" în timp, deoarece defalcarea plăților în componentele lor principale și de interes este ușor oprită. Această eroare începe să se adune în timp.

->

De multe ori, puteți stabili soldurile contului de credit prin adăugarea unei intrări în jurnal care "fixează" soldul contului greșit și apoi aruncă debitul sau creditul necesar pentru categoria de cheltuieli cu dobânzile la împrumut.

Tehnica # 3: Verificați plățile orfane

Oamenii consideră surprinzător de ușor să introducă plățile pentru clienți, dar apoi să nu aplice plățile pe factură. Atunci când apare această eroare de omisiune, întreprinderea omite veniturile din contul de profit și pierdere și își subestimează veniturile și profiturile. Aceasta este o eroare rea.

Puteți găsi oricare dintre aceste plăți orfane în fișierul QuickBooks, prin crearea unui bilanț de bază în numerar. Dacă un sold de bază în numerar indică o valoare negativă pentru conturile de încasat, acest lucru indică faptul că ați introdus plăți în QuickBooks, dar nu ați aplicat niciodată plata la o factură.

Pentru a remedia această eroare (sau pentru a remedia această eroare de mai multe ori dacă ați produs mai multe erori), trebuie să efectuați o plată prin intermediul plăților pentru clienți sau să efectuați un raport al tranzacțiilor pentru un client pentru a găsi acele erori pe care nu le-ați aplicat.

Tehnica # 4: Examinați-vă bilanțul

Știți unde se manifestă adesea erorile contabile cel mai izbitoare? În bilanțul dvs.

Din acest motiv, obțineți obiceiul de a produce în mod regulat un bilanț. Căutați numere ciudate, de exemplu, fonduri nedetectate în valoare totală de 40.000 $ (adică QuickBooks crede că aveți 40 de mii de bani în jurul biroului) sau un sold în numerar de 11.000 $ (ceea ce înseamnă că ați depășit contul de verificare cu 11 mare).

Puteți cerceta numerele de bilanț amuzante făcând dublu clic pe valoarea ciudată din fereastra raportului și apoi uitându-te prin datele tranzacției care se adaugă la o valoare evidentă greșită.

Un punct final referitor la această tehnică de verificare a erorilor: De multe ori, eroarea care produce o valoare de bilanț nebun nu este o tranzacție introdusă incorect, ci o tranzacție care a fost omisă.